Бесплатная горячая линия

8 800 301 63 12
Главная - Трудовое право - Журнал выдачи трудовых книжек на руки временно образец лнр

Журнал выдачи трудовых книжек на руки временно образец лнр

Журнал выдачи трудовых книжек на руки временно образец лнр

Журнал учета трудовых книжек

» » На чтение 5 мин. Просмотров 2.5k. Опубликовано 18.01.2021 На предприятии, где имеются наемные работники, ведется огромное количество документации, в которой отражается порядок взаимоотношений сотрудников с работодателем. Формирование их обязательно. В число такой документации входит журнал учета трудовых книжек.

При его отсутствии контролирующие органы могут привлечь фирму и непосредственного ее руководителя к административной ответственности. Основная часть производственных и общественных структур в России использует труд наемных работников, с которыми заключаются трудовые договора.

На каждого такого сотрудника оформляется трудовая книжка установленного образца. Она является документом строгой отчетности и заполняется согласно нормам действующего трудового законодательства.

Кроме того что работодатель обязан придерживаться строгих правил при заполнении трудовых книжек, он еще должен вести их строгий учет.

Осуществляется он посредством ведения Журнала учета трудовых книжек.

Данная норма закреплена в п. VI ПП РФ № 225 (от 16.04.2003). Кроме учета самих книжек в журнале фиксируют движение вкладышей в эти книжки.

На крупном предприятии ведением журнала занимается сотрудник отдела персонала. Если таковой в штате не предусмотрен, это может быть любое лицо из администрации предприятия, включая самого непосредственного работодателя. Обязанности по ведению журнала возлагаются на ответственное лицо отдельным Приказом руководителя предприятия или ИП.

Ряд требований предъявляется к техническим характеристикам журнала:

  1. Учитывая длительный срок хранения данного документа (не менее 75 лет), необходимо оформить на него твердую обложку, которая позволит сохранять журнал в пригодном виде.
  2. Каждая отдельная страница или целый лист обязательно нумеруются. Делают это с целью предотвращения изъятия записей из журнала.
  3. Журнал следует прошивать. Плюс он обязательно после прошивки заверяется сургучной печатью. Простой склейкой нитей прошивки бумажной лентой не обойтись. Контролирующие органы при обнаружении такого нарушения наложат на предприятие взыскание.

На задней обложке следует проставлять, так называемую, заверительную запись. Она включает:

  1. Подпись руководителя предприятия с указанием его должности и ФИО.
  2. Общее количество страниц или листов (в зависимости от способа нумерации). Нужно указать число цифрами и прописью.
  3. Наименование документа.
  4. Дата начала ведения записей в журнале.

Нужно обратить внимание, что расписывается вовсе не ответственное лицо.У него нет таких полномочий. Использование журнала осуществляется, пока не закончатся все пустые страницы.

После журнал передается на хранение и заводится новый. В журнале должна отражаться следующая информация о перемещениях трудовых книжек:

  1. Если на работу принимают сотрудника, который ранее нигде не был трудоустроен, фиксируется факт регистрации новой трудовой книжки.
  2. Если в книжке закончились все страницы, куда вносят записи о ее движении, в журнале делается отметка о заполнении вкладыша.
  3. Факт их получения от нового работника.
  4. Выдача книжки на руки работнику при увольнении или его родственникам при его кончине.
  5. Создание и выдача дубликата книжки, если предыдущая серьезно повреждена или утеряна.

Журнал оформляется по стандартной форме. Она утверждена в ПП РФ № 132 (от 01.03.2008) и в ПП РФ № 257 (от 25.03.2013).

Журнал учета содержит 13 граф. Все они заполняются ответственным лицом при основных правовых манипуляциях с трудовыми книжками: Номер графы Пояснение Графа 1 В 1 графу вносится порядковый номер книжки и вкладыша в журнале. Графы 2 – 4 В графе 2 – 4 указывают дату приема на работу, дату получения трудовой книжки от нового сотрудника.

Если книжку ему впервые заводили на этом месте работы, то дату регистрации.

Обязательно нужно учитывать, что все даты проставляются цифрами. Написание тех же месяцев буквами не допустимо. Графа 5 В графе 5 фиксируется ФИО владельца книжки.

Данные обязательно вписываются полностью. Просто инициалы проставлять нельзя.

Графа 6 В графу 6 вносят реквизиты трудовой книжки и вкладыша (серию и номер). Графа 7 В графе 7 нужно отразить название должности, на которую в структуре принимается новый сотрудник. При ее написании следует руководствоваться штатным расписанием.

Записи в этих двух документах должны совпасть. Графа 8 В графе 8 указывается наименование структурного отдела предприятия, куда непосредственно трудоустраивают нового сотрудника. Графа 9 В графу 9 вносятся реквизиты Приказа руководителя предприятия о зачислении нового сотрудника в штат.

Графа 11 Графу 11 необходимо заполнять, когда данное предприятие является первым местом работы. В таком случае в документ вносят размер денежной суммы, которую работодатель отчисляет из заработка сотрудника в качестве стоимости бланка трудовой книжки. Графы 12-13 Графы 12 – 13 подлежат заполнению, если сотрудник решает расторгнуть трудовой договор или его увольняют по иным причинам.

Графы 12-13 Графы 12 – 13 подлежат заполнению, если сотрудник решает расторгнуть трудовой договор или его увольняют по иным причинам.

В них проставляется дата возврата трудовой книжки ее законному владельцу. И последний ставит свою подпись в качестве удостоверения факта получения книжки.

Записи эти несложные. В качестве ответственного лица по ведению журнала может быть назначен и сотрудник без высокой квалификации.

Если в журнале была сделана ошибочная запись, которую нужно исправить, сделать это можно следующим способом:

  1. Далее вносится достоверная запись.
  2. В конце ошибочной записи проставляется отметка о необходимости считать ее недействительной с указанием порядкового номера.

Обязательно указывается должность и ФИО ответственного сотрудника, который вносил исправления в журнал. Скачать образец заполнения журнала учета трудовых книжек в формате word вы можете по ссылке ниже.

Задайте ваш вопрос онлайн!! Получите бесплатную помощь практикующего юриста в течение 10 минут Пример вопроса: По наследству от бабушки досталась квартира в центре Нижнего Новгорода. По состоянию здоровья не могу приехать и вступить в права.

Можете ли вы помочь вступить в наследство без моего присутствия? Получить ответ Консультация осуществляется практикующими юристами В рамках ФЗ РФ от 21 ноября 2011 г.

N 324-ФЗ «О бесплатной юридической помощи в Российской Федерации»

Скачать бланк журнала учета трудовых книжек

Работников отдела кадров, лиц ответственных за архив может интересовать доступность к общепринятым бланкам для оформления журнала трудовых книг. Обычно онлайн запрашиваются формы книг, необходимые для временного хранения оригиналов документов.

Касается случаев, если требуется принятый в делопроизводстве образец правильного заполнения журнала по учету трудовых книжек. Представляет собой прошитый и опломбированный реестр.

Хронологическая отчетность упрощает просмотр записей по движению трудовых книжек и вкладышей к ним. Система учета, хранения оригиналов утверждена официально. Процедура ведения журнала содержится в инструкциях, закреплена на законодательном уровне. Скачать бесплатно бланк журнала в формате excel .
Несложная форма позволит:

  1. обеспечить строгий учет как уже заполненных трудовых, принятых на хранение от лиц, устроившихся на официальную работу, так и чистых подшивок. В запасе должны иметься новые экземпляры, предназначенные для оперативного оформления отношений в будущем;
  2. вести достоверные записи по движению и выдаче документов с фиксацией оперативной информации по каждому сотруднику.
  3. задействовать специально оформленный внутренний журнал для оперативной работы с оригиналами трудовых и вкладышей;

Такой журнал систематизирует делопроизводство, экономит время на разбирательствах, когда приходится выдавать справки, вести отчет по заполнению вкладышей или движению трудовых книжек работающих или увольняющихся сотрудников.

Касается ситуаций, если необходимо срочно найти необходимые документы, выписки, приказы или приходится работать непосредственно с оригиналами для выяснения общего стажа или последнего места работы. На практике удобнее всего использовать унифицированную форму журнала, которую заполняют для хранения трудовых книг.
На практике удобнее всего использовать унифицированную форму журнала, которую заполняют для хранения трудовых книг. Общепринятый вид одобрен постановлением № 69 Минтруда РФ (10.10.2003).

Это касается типового образца, где предусмотрено 13 граф. Ведя учет и перемещая – не забывайте соблюдать хронологию, вначале заполняя первую графу.

Регистрация должна охватывать не только берущиеся на учет книги о трудовой деятельности сотрудников, но количество вкладышей к ним. Регистрируя всех поступающих на официальную работу, работодатель обязан строго соблюдать закон, придерживаться действующих инструкций. Как правильно вести учет трудовых книг отражено в постановлении № 225 Правительства РФ (16.04.2003) п.

40, где указаны особенности оформления отчетного документа. Рассматриваемый вид отчетной документации обязателен к заполнению. Проще скачать образец журнала учета трудовых книжек, чтобы быстро прошить нужное количество листов.

Кроме взятия на учет книги о трудовой деятельности от вновь поступившего на работу, в этом журнале принято делать отметки о:

  1. передаче (под роспись) на руки уволившемуся его документа;
  2. оформлении вкладыша, если чистые страницы закончились и нужно подшить листы для новых записей;
  3. заполнении нового бланка, когда сотрудник оформляется на первое место работы.
  4. выдаче дубликата (в случаях необходимости);

Необходимо придерживаться хронологического порядка, требуемого для реестра, чтобы не нарушить правильность всех записей. Форма строго обязательна к заполнению.

Работодатель не вправе отказаться от ведения такого журнала, что зафиксировано постановлением № 225 Правительства РФ (16.04.2003). Имея перед глазами образец, где указаны все графы (13 по общепринятой форме) заполняемого журнала, лица, ответственные документировать прием на работу и увольнение сотрудников, смогут без труда переносить сведения из персональных книжек в нужные ячейки бланка.

Образец заполнения: Для учета движения документации при оформлении этого журнала – грамотно подпишите книгу, не забыв заполнить информацию для титульного листа.

Указывается название предприятия и документ, где на титульной страничке принято заполнять даты (начало и окончание в оформлении книги). Строго соблюдая нумерацию записей, последовательно в каждой графе бланка необходимо будет заполнить сведения с занесением: 1 номера по порядку (№ п/п) 2, 3, 4 даты (указав число, месяц, год) поступления на работу (заполнение документа) 5 ФИО владельца оформляемого документа, что берется на хранение под роспись 6 реквизитов книжки/вкладыша (серии, номера) 7 специальности, должности, профессии устроившегося на работу 8 наименования организации, с уточнением подразделения, куда поступил человек 9 приказа с датой и № распорядительного документа 10 расписки ответственного, оформившего (принявшего) оригинал 11 полученной суммы (руб.) за оформление формы или вкладыши 12 даты выдачи на руки оригинала после прекращения трудовых отношений (договора) 13 расписки от владельца документа о получении оригинала трудовой Придерживаясь установленного порядка для оформления бланка, лица ответственные за журнал по движению трудовых книжек, обязаны правильно пронумеровать подшивку. Документ предполагает сквозную нумерацию страниц, обязательно прошивается.

Номеровать допустимо как страницы, так и отдельные листы. При этом обеспечивается строгая отчетность в журнале, где невозможно самостоятельно добавить или преступно изъять из книги отдельные элементы.

Не нарушая правил отчетности, журнал должен иметь заверительную запись. Рассматриваемая форма книги заполняется ответственным лицом и на задней обложке журнала содержит стандартные сведения.

В них входят:

  1. название отчетного журнала;
  2. общее количество листов (или страниц);
  3. подпись с указанием должности лица заверяющего и его ФИО.
  4. дата начала ведения реестра;

Для оформления этого реестра рекомендована твердая обложка.

Не только на случай принятия на работу или для увольнения используется книга, но и для случаев, рассмотренных в этой статье выше. Периодом ведения данного журнала считается заполнение всех прошитых листов. В делопроизводстве предусмотрен срок хранения записей этой книги до 75 лет. Для любого документа важно правильно прошить все страницы, чтобы невозможно было изъять отдельные листочки.

Для любого документа важно правильно прошить все страницы, чтобы невозможно было изъять отдельные листочки.

Цельность реестру гарантирует прочная и сплошная шелковая нить, применяемая для прошивки. Ее концы еще до начала ведения этого документа должны пройти пломбировку на задней обложке.

Форма заверяется специальной печатью и нанесением других реквизитов с подписью ответственного лица.

Чтобы все сведения книги сохранились, имели статус 100% достоверности, важно заверение поручить руководителю фирмы.

Ни его зам., ни сотрудники, ответственные за делопроизводство, не вправе расписаться на обороте этого реестра. Скрепление ниток в прошивке с заверительной записью должно подкрепляться пломбой (иметь сургучную печать).

Недопустимо применять в виде аналога пломбы из бумажных фрагментов или наклейку. В Правилах о ведении и хранении трудовых (4 абз., п. 41) допустимо использовать только опломбирование сургучом.

Когда возникают ситуации – если требуется исправить определенную запись или неверно занесенные сведения, выявленное несоответствие аккуратно зачеркивается.

Затем делают запись с корректной формулировкой, указывая все исправления.

Сообщают на внутренней части обложки, придерживаясь аналогии по внесению изменений в трудовой. Если требуется корректировать ошибку, конкретизируется каждая неверная запись с порядковым номером, ставятся дата и роспись, что заносятся в журнал ответственным лицом. Все исправления выявленных ошибок и несоответствий проводятся без нарушения требований действующего законодательства РФ.

Недопустимо нарушать правила при ведении этого реестра.

Важно вовремя исправлять найденные ошибки или явные несоответствия, при этом все отметки должны быть аккуратными и иметь «читабельный» вид.

Для руководителя важно постоянно вести этот документ, который хранится у того, кто за реестр ответствен.

Каждая запись должна производиться в строгом соответствии с правилами ведения журнала.

При отсутствии в организации такого документа, или в случаях неправильного ведения, заполнения книги учета трудовых книжек, контролирующий орган вправе расценить ситуацию как явные несоответствия в делопроизводстве и законодательства. Чтобы вас не оштрафовали по несоответствиям КоАП РФ (ст.5.27), рекомендуется придерживаться общих правил в заполнении и ведении этого реестра. Минимальным штрафом для должностного лица за отсутствие этого реестра является 1 тыс.

руб., а для компании сумма составит – 30 тыс.

руб. В каждой организации придерживаются установленных норм в ведении журналов. Если рассматривать выдачу на руки сотрудникам этого реестра, то стоит отметить, что:

  1. графа 12 указывает точную дату возврата книжки уволившемуся с предприятия;
  2. журнал для учета трудовых книжек попадает к увольняющемуся лицу при получении его трудовой;
  3. графа 13 имеет место для росписи непосредственно самого сотрудника – он, получая трудовую, расписывается в реестре, тем самым свидетельствуя отсутствие каких либо претензий к работодателю.
  4. если человек решил уволиться, то заполняют 12 и 13 графы книги, в которой ведется строгий учет трудовых;
Рекомендуем прочесть:  Зарплата в прокуратуре в 2021

Все тонкости в соблюдении алгоритма действий при приеме и увольнении сотрудников помогут не нарушить хронологию этого реестра, что очень важно при выдаче справок и другой оперативной информации. Ценно, когда в деле принимают участие опытные кадровики, знающие определенные нюансы в делопроизводстве.

Соблюдая корректный формат в датах сделанных записей, ответственные лица за оформление и ведение журнала, смогут избежать штрафов и административных взысканий. Необходимо помнить, что в этой форме содержится правильное написание должностей (регламентируемое штатным расписанием компании).

Отражая идентификацию (ФИО) владельцев трудовых книжек, при заполнении журнала по учету и архивации оригиналов, недопустимо делать сокращения не только в фамилии хозяина книжки, но и просто ставить инициалы. Соблюдая несложные правила в регистрации поступающих и оформляемых документов, ответственные лица смогут быстро находить нужные сведения и отметки. Реестра требует внимательного заполнения всех 13 граф.

Принимаемые на хранение работодателем оригиналы, оформляемые вкладыши должны проходить регистрацию в этом реестре под отдельными порядковыми номерами. Аккуратность ведения журнала позволит отразить реальность действий по перемещению трудовых и вкладышей каждого отдельно взятого сотрудника. Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

  • Позвоните на горячую линию: ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ. > « Предыдущая запись Следующая запись » Рубрики Свежие комментарии © 2021 Юристам PRO Хотите получать обновления? Подпишитесь, чтобы не пропустить новые публикации
  • Задайте вопрос через форму (внизу), либо через онлайн-чат

Расписка в получении трудовой книжки

11823 Формирование расписки в получении трудовой книжки происходит в случаях, когда по каким-либо обстоятельствам трудовая книжка переходит от работодателя подчиненному.

Такая ситуация может возникнуть при увольнении работника, либо ввиду желания сотрудника получить какой-нибудь документ, где потребуется трудовая. Например, загранпаспорт. ФАЙЛЫ – очень важный документ.

Её главное предназначение заключается в , на основе которого в дальнейшем каждому гражданину начисляется пенсия. Кроме того, трудовая книжка бывает необходима при поиске работы: она дает потенциальным работодателям представление о будущем сотруднике, в том числе позволяет оценить его квалификацию и уровень. Связано это с тем, что документ включает в себя не только сведения о предыдущих местах работы человека, причинах его увольнения, но и о повышениях по службе, награждениях, поощрениях и дисциплинарных взысканиях.

Таким образом, при помощи трудовой книжки можно составить достаточно полный и подробный профессиональный портрет работника. Открывается трудовая книжка при первом устройстве человека на работу и в дальнейшем сопровождает его на протяжении всей активной трудовой деятельности. Нормы по ведению и хранению трудовых книжек прописаны в законодательных актах РФ, которые, между прочим, относят данный вид документов к бланкам строгой отчетности, а, значит, и четко регулируют правила их содержания.

Большую часть времени трудовая книжка находится в кадровом отделе предприятия, на котором трудится человек.

При этом место для хранения трудовых книжек обычно защищено от доступа посторонних лиц – такие документы, как правило, лежат в специально отведенной комнате или даже сейфе.

Выдача трудовой книжки производится только по определенным причинам, перечень которых не так уж велик:

  1. уход с работы;
  2. получение загранпаспорта или визы.
  3. оформление пенсии – для ее подачи в территориальное отделение ПФР (туда принимают только оригиналы документов);

Иногда, правда, встречаются ситуации, когда некоторые коммерческие организации (например, банк или компания, в которую человек пришел устраиваться на работу в качестве совместителя) также требуют оригинал трудовой книжки, но в этом случае, чаще всего, работодатель выдает не подлинник документа, а копию или заверенную в надлежащем порядке выписку из него. Ответственность за сохранность трудовой книжки лежит на специалисте кадрового отдела организации–работодателя – этот сотрудник в случае порчи или утраты документа обязан восстановить его за свой счет. Именно поэтому все действия с трудовой книжкой фиксируются в специальном , а если она передается на руки владельцу, то он обязательно должен написать об этом расписку — таким образом, при помощи данного документа к нему переходит ответственность по содержанию и сохранению трудовой.

должна составляться от имени лица, которому она принадлежит. Если этот человек, по каким-либо причинам, не имеет возможности получить трудовую лично, то это может сделать за него его представитель, но только при том условии, что у него на руках будет доверенность, заверенная у нотариуса. Если вам потребовалось сформировать расписку в получении трудовой книжки, а на предприятии не имеется шаблона этого документа, можно написать расписку в произвольной форме.

Ниже располагаются советы по составлению документа, а также его образец.

Для начала общая информация: расписка пишется в простой письменной форме от руки в свободном виде на обыкновенном листе бумаги или на фирменном унифицированном бланке работодателя. Расписку можно печатать и на компьютере, но этот способ оформления не очень приветствуется, так как в случае возникновения разногласий между сторонами провести графологическое исследование (на предмет установки принадлежности почерка тому или иному человеку) будет затруднительно. Расписку следует писать четко, без помарок и ошибок, а если таковые все же случились, лучше не исправлять их, а составить документ заново.

Текст расписки обязательно должен включать в себя:

  • Место и дату составления документа.
  • Фамилию-имя-отчество человека, который забирает трудовую книжку, его паспортные данные (в том числе дату рождения), адрес регистрации и место проживания.
  • Далее указывается номер трудовой книжки и прочие идентификационные характеристики. Здесь же важно отметить и то, для каких целей передается документ.
  • В завершение расписку следует заверить автографом человека, который забирает трудовую (при этом надо удостовериться в том, что подпись идентична той, что проставлена в его паспорте) и подписью лица, ее выдавшего.
  • Наименование организации–работодателя.
  • Если получение трудовой происходит по доверенности, в бланке расписки следует сделать об этом соответствующую отметку (с указанием даты и места выдачи доверенности). Точно также в расписку вносятся сведения о том, кто отдает документ.

Расписка, как правило, делается в единственном экземпляре и остается в кадровом отдела предприятия, где вкладывается в личное дело работника. К ней тут же прилагаются копии каждого листа трудовой книжки (удостоверенные печатью организации и подписью ответственного сотрудника) на тот случай, если владелец трудовой умудрится потерять ее и потребуется сделать дубликат.

13 правил заполнения журнала учета выдачи трудовых книжек

› › › Трудовые книжки сотрудников, вкладыши к ним и новые бланки должны находиться на хранении у работодателя. Для ведения учета этих документов применяется журнал выдачи трудовых книжек. Трудовое законодательство РФ предполагает обязательное ведение журнала учета и движения трудовых книжек на предприятиях и в организациях любой формы собственности.

Журнал учета выдачи трудовых книжек дает возможность подтвердить подлинность трудовой книжки, при необходимости или восстановить документ, в случае утери.Ответственность за ведение документа, согласно «Правил ведения журнала учета трудовых книжек» несет работодатель.

Соответствующим приказом, руководителем назначается ответственное лицо — специалист отдела кадров. В организациях, где такого отдела нет, ведение журнала может быть делегировано секретарю или другому сотруднику, на усмотрение руководителя.Нарушение правил ведения журнала учета (отсутствие или небрежное ведение) чревато административным наказанием.

Для должностных лиц штраф составляет от 1 до 5 тысяч рублей, а для организаций — от 30 до 50 тысяч рублей.СодержаниеСтандарт ведения данного документа регламентирован Трудовым кодексом,

«Правилами ведения журнала учета трудовых книжек № 225»

от 16.04.2003 года.

Форма журнала выдачи трудовых книжек, включающая 13 граф, утверждена постановлением Министерства труда РФ от 10.10.2003 года.В журнале регистрируются трудовые книжки, поступающие, при принятии сотрудника на работу.

Учету подлежат и книжки, заведенные на предприятии для сотрудников, впервые приступающих трудовым обязанностям.В журнале используется порядковая нумерация каждой поступающей трудовой книжки. Оформление новой книжки требует заполнения 11-ти граф при поступлении на работу и еще 2-х, при увольнении сотрудника.

  • графы № 12 и 13, при приеме ТК остаются незаполненными. В момент увольнения сотрудника, в графе № 12 фиксируется дата выдачи книжки, а в графе № 13 сотрудник ставит подпись ;
  • серия и номер документа отображаются в графе №6. В случае отсутствия серии и номера, ставится прочерк;
  • дата оформления книжки и дата приемы на работу указываются в графах № 2,3,4;
  • информация о трудовых книжка, заведенных на предприятии (в случае, если данное рабочее место является первым для сотрудника);
  • проставляются порядковые номера полученных книжек (в графе №1);
  • информация о вкладышах, выданных сотруднику на предприятии. Если вкладыш был получен на прежнем месте работы, вносятся только данные трудовой книжки;
  • регистрация нового бланка ТК происходит при наличии оприходованного бланка, зарегистрированного в расходных документах организации.
  • профессия, специальность, категория и квалификация сотрудника указывается в графе №7;
  • информация обо всех трудовых книжках, полученных на хранение от сотрудников, в момент оформления на работу;
  • подпись сотрудника, принимающего трудовую книжку ставится в графе № 10;
  • при необходимости взимания денежных средств за выдачу трудовой книжки, соответствующая сумма указывается в графе № 11;
  • название организации и подразделение (место непосредственной работы сотрудника) фиксируются в графе №8. При этом, в случае сложно структурной схемы предприятия, нужно указать все вышестоящие структуры;
  • номер приказа или распоряжения, являющегося основанием для приема сотрудника на работу, указывается в графе № 9;

Журнал учета выдачи трудовых книжек – образец заполнения вы можете скачать Журнал ведется до полного использования всех страниц, без привязки к календарному году. Законодательством не предусмотрены специальные процедуры по замене текущего журнала выдачи трудовых книжек на руки.

Однако практика ведения документа сформировала определенны алгоритм, используемый отечественными кадровиками.При необходимости заменить текущий журнал на новый, можно действовать двумя способами:

  • Не указывать на старом журнале о его завершении, а начать вести новый, продолжая нумерацию предыдущего. Таким образом, оформленный по всем правилам журнал становится продолжением предыдущего.
  • Вести запись на последней странице старого журнала о завершении его действия. Сдать документ в архив и завести следующий журнал, как самостоятельный документ, с новой нумерацией.

Оба правила активно используются специалистами по кадровому учету.

Важно, соблюдать процедуру оформления, в соответствии с нормативами.

В архиве организации журнал учета ТК хранится от 50 до 75 лет.Больше информации о том, как правильно вести журнал регистрации входящих документов и какие данные должны быть отражены в этом акте, вы можете прочесть в нашей Журнал учета выдачи трудовых книжек является важным документом, отсутствие которого может привести к наложению штрафных санкций, в случае проверки трудовыми инспекторами.Поэтому, руководителю или уполномоченному лицу следует принять меры, при обнаружении такого нарушения:

  1. в невозможности восстановить какие-либо данные, составляется акт, с перечислением утраченных данных. В акте указывает причина, препятствующая их восстановлению.
  2. завести новый журнал, соответствующий всем правилам;
  3. написать докладную записку об отсутствии журнала;
  4. внести все записи, с подписями сотрудников в хронологическом порядке (первым указать того, кто был зачислен на работу раньше всех и так далее). При том, дата заполнения журнала и дата приема на работу могут отличаться;

Образец журнала выдачи трудовых книжек:Узнать, как заполнить журнал регистрации приказов по основной деятельности и скачать его образец, вы можете Журнал выдачи трудовых книжек на руки заполняется аккуратно, шариковой или чернильной ручкой синего, черного или фиолетового цветов. Каждой записи присваивается уникальный номер, под которым фиксируются все сведения о движении трудовой книжки.Ошибки, при заполнении журнала допускаться не должны. Об этом свидетельствует и наличие пломб, печатей и нумерации страниц.

Однако Правила и Трудовой кодекс предусматривают возможность допущения ошибок, хоть и не указывают способы законодательного их исправления.Для возможности корректного внесения исправлений в документ, целесообразно издать внутренний приказ или нормативный акт, разрешающий уполномоченному сотруднику исправлять ошибки. При этом, устанавливаются стандарты процедуры внесения исправлений.Варианты внесения исправлений в журнал ведения учета трудовых книжек:

  • Запись, в которой допущена ошибка, зачеркнуть одной сплошной линией. Рядом внести правильную запись. Сделать пометку «исправленному верить» и написать должность, фамилию и инициалы лица, исправившего ошибку.
  • В графе, следующей за ошибочной записью, написать: «запись за номером (указать номер) считать недействительной» или «запись в колонке (указать колонку) считать недействительной». Далее, внести необходимую запись без ошибок.

Оба способа равнозначны, с точки зрения закона. Однако в рамках одной организации рекомендуется выбрать единый метод исправления допущенных ошибок, утвердив его внутренними инструкциями, регламентирующими ведение журнала учета трудовых книжек и вкладышей к ним.Категорически запрещается исправлять ошибки и описки следующими методами:

  1. зачеркивать номер или букву, вносить правки непосредственно в тексте.
  2. стирать ластиком;
  3. пользоваться «корректором»;

Оформление главного листа документа — функция ответственного за него сотрудника.

В связи с длительным сроком эксплуатации документа, рекомендуется оформлять журнал в твердой обложке.Подготовка журнала учета к эксплуатации предполагает такие процедуры:

  1. подписать;
  2. пронумеровать страницы;
  3. опломбировать.
  4. прошить журнал;

На титульном листе журнала указывается наименование предприятия, в точном соответствии с учредительными документами. Там же указывается тип собственности и При оформлении титульного листа индивидуальным предпринимателем, в соответствующей графе, вместо наименования предприятия указываются личные данные. Указывается форма собственности Индивидуального Предприятия.

Важно полное соответствие указанной информации с паспортными данными и сведениями, Индивидуального Предприятия.На титульном листе необходимо указать срок хранения документа.

Обозначить период нахождения журнала в организации можно, издав внутренний указ или акт.

Срок хранения документа такого типа составляет от 50 до 75 лет.Журнал выдачи трудовых книжек на руки – образец бланка для заполнения вы можете скачать При увольнении сотрудника, трудовая книжка выдается на руки, после внесения необходимых записей в графах 12 и 13. Сложности с заполнением этих пунктов могут возникнуть у кадровика, в случае неявки сотрудника.В этом случае возможны следующие варианты решения проблемы:

  1. в случае смерти сотрудника, выдать трудовую книжку можно родственникам, по предъявлению свидетельства о смерти, паспорта и документа, свидетельствующего о наличии родства. При этом, в графах №12 и №13 фиксируется дата и данные документа, разрешающего выдачу трудовой книжки.
  2. отправить заказное письмо на имя сотрудника, с предложением забрать ТК. При этом, номер исходящего письма (номер почтовой квитанции) и дату отправки нужно внести в графы №12 и № 13 соответственно;
  3. по просьбе уволившегося сотрудника, допускается выдача его трудовой книжки третьему лиц (другу, родственнику, коллеге), При этом, номер доверенности указывается в графе № 12;

вы можете прочесть о том, как правильно заполнить журнал учета рабочего времени на предприятии и скачать его образец.Согласно нововведениям в трудовом законодательстве, вступившим в силу с 1 января 2015 года, допускается временная выдача трудового документа сотрудника.

Оригинал документа может потребоваться для получения профессиональных сертификатов определенным категориям специалистов (юристам, аудиторам, бухгалтерам), а также, для предъявления в пенсионный фонд.По инициативе (письменному запросу) работника, ему может быть временно передана трудовая книжка. При этом, сотрудник, ответственный за журнал учета движения трудовых книжек, может оформить процедуру одним из трех способов:

  • зафиксировать временную выдачу в графе № 12, а после возвращения документа, сделать новую запись;
  • внести дополнения в введя приказом неунифицированную форму журнала учета;
  • завести и соответственно оформить отдельный журнал учета, для фиксации временной выдачи и возврата трудовых книжек.

Обязательное наличие журнала выдачи трудовых книжек на предприятиях и в организациях, предполагается трудовым законодательством РФ.

Правила ведения документа предусматривают как жесткие требования, так и возможность выбора способа решения конкретной задачи.Для создания условий максимальной точности ведения учета ТК, рекомендуется принять локальные правила по решению спорных вопросов, при заполнении журнала.Определить метод внесения исправлений, способ заполнения последних граф, при неявке сотрудника.Ответы на популярные вопросы о ведении и заполнении журнала учета выдачи трудовых книжек на руки, вы можете получить в этой видео-инструкции: Понравилась статья?Лайк автору2

Загрузка.

Комментарий Current * Ваше имя Ваш e-mail Комментировать

Книга (журнал) учета трудовых книжек

Каждый наниматель при работе с кадровыми документами должен вести журнал учета трудовых книжек (скачать образец можно в конце данной статьи).

Эта учетная книга ведения трудовых книжек подлежит заполнению предприятиями и ИП любого масштаба. Главным критерием необходимости оформления журнала ведения трудовых книжек выступает наличие наемных работников (хотя бы 1 сотрудника).

При приеме человека на вакантную должность работодатель заполняет его трудовую книжку. После внесения кадровых сведений этот формуляр остается на хранении у нанимателя. В свою очередь, в книге учета движения трудовых книжек запись делают по каждому факту получения предприятием формуляров трудовых книжек.

Правовая регламентация процесса регистрации в учетных книгах кадровых бланков отнесена к сфере влияния постановления от 16.04.2003 г. № 225. Учет должно вести как по книжкам, полученным от работников, так и по чистым формам, которые закуплены компанией для заведения на имя новопринятых сотрудников без рабочего стажа. Суть в том, что книга учета трудовых книжек позволяет зафиксировать поступление на хранение каждой единицы документов, сделать их учет более детальным и прозрачным.

Факты приема-передачи трудовых книжек отображают в специальном журнале, что дает возможность осуществлять функции оперативного мониторинга документов особого назначения.

Также см. «». Унифицированный образец книги учета трудовых книжек скачать можно в конце этой статьи, а его образец закреплён постановлением от 10.10.2003 г. № 69. Минтруд в данном инструкционном материале приводит порядок оформления учетного журнала.

Страницы типового образца журнала регистрации трудовых книжек содержат 13 граф: Реквизит Как заполнять Колонка № 1 Предназначена для проставления порядковой нумерации. Здесь фиксируют номера в хронологическом порядке. Данные отражают по имеющимся на хранении у компании трудовым книжкам и незаполненным вкладышам к ним.

Графы 2-4 журнала учета трудовых книжек Отведены для обозначения даты поступления к работодателю очередного кадрового формуляра (вписываемая дата должна совпадать с моментом приема на должность или днем открытия новой трудовой) Колонка № 5 Указывают Ф.И.О.

владельца трудовой Графа 6 Фиксируют серию и номер регистрируемых бланков Графа 7 журнала регистрации трудовых книжек Содержит набор информации о занимаемой должности владельцем трудовой Колонка 8 Обозначает структурное подразделение, в котором трудоустроен сотрудник Графа 9 Раскрывает реквизиты приказа о приеме человека на вакантное место Колонка 10 Кадровый инспектор своей подписью подтверждает факт приема документов на ответственное хранение Графа 11 Обозначает данные учета трудовых книжек, связанные с полученным работодателем денежного возмещения стоимости чистого бланка трудовой от принятого работника без официального стажа Последние колонки Отведены для фиксации сведений о движении документации уволенных работников: здесь вписывают дату возврата формуляра его владельцу, ставят подпись работника, удостоверяющую факт выдачи ему трудовой книжки. Обязательства по организации достоверного учета трудовых книжек на предприятии возложены на работодателя нормами правительственного постановления от 16.04.2003 г.

№ 225. Согласно действующим правилам заполнения книги движения трудовых книжек, чистый экземпляр учетного журнала может быть куплен в магазине канцтоваров, заказан в типографии или распечатан самостоятельно. Подготовленный образец книги регистрации трудовых книжек должен быть подписан – указывают его наименование и приводят данные, идентифицирующие работодателя. При открытии нового образца журнала выдачи трудовых книжек на его титульном листе необходимо проставить дату открытия учетной книги.

А при исчерпании запаса чистых листов журнал закрывают. При этом соответствующую дату этой операции фиксируют на обложке – титульном листе книга учета движения трудовых книжек.

Ваш образец заполнения книги учета движения трудовых книжек должен соответствовать следующим требованиям по оформлению данного учетного регистра:

  1. важный момент, как прошить книгу учета движения трудовых книжек: переплет должен быть твердым;
  2. страницы нумеруют и шнуруют для исключения возможности несанкционированного изъятия заполненных листов;
  3. есть особенность, как подписывать книгу учета движения трудовых книжек: руководитель фирмы проставляет удостоверительную надпись, рядом с которой указывает количество страниц в документе.

Внесение информации в рассматриваемый учетный регистр производят при каждом случае приема штатных работников и при расторжении договоров с сотрудниками. Персональные данные владельцев трудовых книжек вносятся в документ без сокращений.

Дату увольнения в реестре трудовых книжек обозначают как последний рабочий день владельца формуляра или как день пересылки трудовой по почте.

В последнем случае обязательно должны быть приложены квитанции об отправке письма и согласие работника на такой способ получения бумаг. Также см. «». Поле для подписи работника может содержать:

  1. реквизиты акта об отказе в росписи.
  2. пустое место, если работник не явился для получения документов;
  3. подпись получателя трудовой книжки;

Учтите, что законодательно закреплен срок хранения заполненного бланка журнала учета трудовых книжек – 75 лет. Книга лежит на хранении у должностного лица, которое назначено ответственным за ее заполнение.

При неправильном оформлении регистра наказание назначают по нормам ст. 5.27 КоАП РФ. С нашего сайта бесплатно скачать журнал учета движения трудовых книжек можно по прямой ссылке .

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Читайте также

Журнал учета движения трудовых книжек

01 Апреля 2021 в 08:27 Журнал учета трудовых книжек — это документ, который позволяет собрать и зарегистрировать сведения о работниках, их должностях и длительности сроков службы.

Какие особенности следует учитывать при открытии и оформлении журнала учета трудовых книжек?

Описываем требования, общие правила заполнения, порядок хранения этого документа Связанные статьи Оглавление Если вы обнаружили в тексте ошибку, сообщите нам об этом, выделив ее и нажав Ctrl+Enter Каждый работодатель обязан вести учет своих сотрудников с момента заключения договоров с ними. При первом трудоустройстве работнику в организации оформляют трудовую книжку. Остальные приносят ее с прежнего места работы.

Данные о сотрудниках, датах трудоустройства и занимаемых должностях работодатель или специалист отдела кадров записывает в журнал регистрации трудовых книжек.

Закон требует, чтобы такая регистрационная книга была у каждого юридического лица и ИП, имеющих наемных работников. Отсутствие документа рассматривается как нарушение законодательства.

В этом случае компаниям грозит штраф по . Минимальный штраф по ней для должностных лиц и ИП — 1000 рублей, для организаций — 30 000 рублей.

По закону, даже если книга не имеет пустых страниц, она не сдается в архив до тех пор, пока все графы в ней не заполнены. Для внесения сведений о новых сотрудниках открывается дополнительный документ.

Готовый к использованию журнал учета трудовых книжек скачать бесплатно возможно в нашем материале. Журнал трудовых книжек и вкладышей в них заполняется по правилам, установленным .

Форма документа дана в . Правильно оформленная книга учета соответствует нескольким требованиям. Во-первых, она должна быть в твердом переплете. Во-вторых, документ необходимо прошнуровать, страницы — пронумеровать, а концы шнура — опломбировать.

Руководитель организации заверяет книгу своей подписью, уточняя количество пронумерованных и прошнурованных листов в ней. Ставить печати на страницах не нужно.

Скачать образец журнала учета трудовых книжек бесплатно можно на нашем сайте. В нем указывают:

  1. порядковый номер регистрируемого документа;
  2. дату приема сотрудника на работу (число, месяц, год цифрами);
  3. сумму, внесенную за бланк трудовой (если она выдается впервые и за деньги).
  4. серию и номер книжки, если они имеются;
  5. фамилию, имя и отчество (при наличии) работника;
  6. должность или конкретную функцию сотрудника;
  7. дату и номер приказа о приеме на работу (не заполняется при оформлении вкладышей);
  8. наименование службы или отдела, где работает человек (если в организации предусмотрено такое деление);

Все данные подтверждаются подписью специалиста, который их зарегистрировал. Когда сотрудник увольняется, сведения об этом обязательно регистрируют на предприятии, поскольку все документы в этот момент передают их владельцу.

Чтобы работодателям было проще, сведения о выдаче фиксируются в той же регистрационной книге. Обычно указывают последний рабочий день сотрудника.

Но если документы ему отсылаются по почте, то вместо даты их выдачи на руки указывается дата почтовой пересылки. Дополнительно к делу подшивается квитанция об отправке. Факт получения документов необходимо заверить подписью работника.

Если он лично их не получал, предусмотренная для подписи графа остается незаполненной.

Автор: Подпишитесь на новости Клуба кадровиков Раз в неделю мы будем отправлять самые важные статьи вам на электронную почту. Вы в любой момент сможете отказаться от наших писем, если потеряете к ним интерес.

Подписываясь на рассылку, вы соглашаетесь с и и даете согласие на использование файлов cookie и передачу своих персональных данных сайту clubtk.ru * Подписаться Ознакомление с записями в трудовой книжке — это обязательная процедура, предусмотренная действующим законодательством.

Факт уведомления работника о содержании документа о трудовом стаже должен быть подтвержден документально. 21 Мая 2021 в 16:20 Запись в трудовой книжке при увольнении содержит корректное указание статей ТК РФ, на основании которых расторгается соглашение с работником.

Несоблюдение утвержденных инструкций, незнание или грубые нарушения установленных правил влекут судебные иски со стороны сотрудников, наложение штрафов и компенсаций. 18 Мая 2021 в 11:14 Получить трудовую на руки работник может в нескольких случаях — при увольнении, для нужд социального страхования и при переходе на формирование данных о стаже в электронном виде.

Документ выдается строго по заявлению и под расписку. 13 Апреля 2021 в 11:56 Клеить голограмму на трудовую книжку в 2021 необходимо на первую страницу оформляемого документа.

Эта наклейка призвана защитить трудовую книжку от подделки и снизить оборот поддельных документов в стране. 05 Апреля 2021 в 11:35 Внесение записей в трудовую книжку о работе по совместительству осуществляет только работодатель по основному месту работы.

На работников, которые трудятся на условиях внешнего совместительства, по требованиям законодательства, работодатель не имеет право вести трудовые книжки. 28 Января 2021 в 11:47 12 Августа 2021 11 Августа 2021 12 Июня 2021 11 Июня 2021 10 Июня 2021 ИЗБРАННОЕ Эта функция доступна только зарегистрированным пользователям НЕТ, СПАСИБО

Журнал учета трудовых книжек (образец)

→ → → Добавить в «Нужное» Обновление: 13 июня 2021 г. Все работодатели обязаны организовать учет трудовых книжек работников, а также бланков трудовых книжек и вкладышей в них.

Для этого ведется журнал или книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225). Книга учета трудовых книжек заполняется кадровой службой или иным подразделением организации, которое оформляет прием или увольнение сотрудников.

В книге учета регистрируются все трудовые книжки с указанием серии и номера документа, принятые от работников при поступлении их на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них, выданные работникам впервые.

При расторжении трудового договора с сотрудником в книге учета фиксируется выдача ему трудовой книжки: проставляется дата выдачи трудовой книжки и подпись уволенного работника в ее получении на руки (, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225).

Книга учета трудовых книжек и вкладышей в них должна быть пронумерована, прошнурована, заверена подписью руководителя и скреплена печатью организации (, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225). Новую книгу учета начинают оформлять заново только после окончания старой книги. Срок хранения книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним составляет 75 лет (, утв.

Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558).

Последние новости по теме статьи

Важно знать!
  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов.
  • Знание базовых основ желательно, но не гарантирует решение именно вашей проблемы.

Поэтому, для вас работают бесплатные эксперты-консультанты!

Расскажите о вашей проблеме, и мы поможем ее решить! Задайте вопрос прямо сейчас!

  • Анонимно
  • Профессионально

Задайте вопрос нашему юристу!

Расскажите о вашей проблеме и мы поможем ее решить!

+