Бесплатная горячая линия

8 800 301 63 12
Главная - Другое - В каком случае выписывают расходный ордер

В каком случае выписывают расходный ордер

В каком случае выписывают расходный ордер

Расходный кассовый ордер: правила заполнения бланка и порядок его подачи

Расходный ордер – это унифицированный бланк, который используется для выдачи наличных денег из кассы ИП или организации. РКО оформляется в следующих ситуациях:

  • Выдача денег работнику компании на собственные нужды (например: оказание материальной помощи);
  • Выплата доходов учредителям;
  • Расчеты с работниками по оплате труда;
  • Передача денег в кредитное учреждение для зачисления на банковский счет;
  • Выдача наличных подотчетнику на хозяйственные расходы организации;
  • Возврат или выдача заемных средств;
  • Выплата наличных поставщику.

ИП освобожден от обязательного применения бланков кассовой дисциплины (РКО, ПКО, кассовой книги).

Но может принять самостоятельное решение об использовании в учете данных унифицированных форм. В таком случае при каждом изъятии наличных из оборота предприниматель оформляет РКО с указанием в качестве основания выплаты средств: «На собственные нужды».

Унифицированная форма РКО (№КО-2) утверждена Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 №88. Документ оформляется в одном экземпляре. Нумерация ордеров осуществляется по порядку в строгой хронологической последовательности, при этом отсчет начинается с 1 января каждого нового года.

РКО может оформить:

  1. Сам руководитель (если в штате фирмы отсутствует главбух или бухгалтер).
  2. Работник компании (кассир, бухгалтер и др.), назначенный приказом руководителя;
  3. Главный бухгалтер;

На ордере должны стоять подписи:

  • Кассира;
  • Руководителя (если на прилагаемых к РКО документах уже имеется разрешительная подпись руководителя организации (ИП), ордер у директора можно не визировать, а поле «подпись руководителя» оставить пустым);
  • Лица, получившего деньги.
  • Главного бухгалтера;

Если директор фирмы (ИП) самостоятельно оформляет первичную документацию, то от лица фирмы (ИП) на РКО ставится только подпись директора (ИП).

РКО должен быть оформлен на дату фактической выплаты денег. Бланк можно заполнить следующими способами: Вручную на бумаге.
На компьютере с обязательной распечаткой:

  1. с использованием редакторов Word, Excel и пр.
  2. с помощью бухгалтерских программ и сервисов, представленных на специализированных сайтах.

В электронной форме.

Такой способ возможен только при условии наличия квалифицированных электронных подписей у всех лиц, обязанных подписывать РКО.
Допускается подписывать РКО «комбинированным» способом (письмо ЦБ РФ от 11.08.14 № 29-1-1-ОЭ/3002):

  1. Главный бухгалтер, рабочее место которого территориально удалено от кассы, направляет бланк, подписанный квалифицированной электронной подписью, кассиру.
  2. Кассир, убедившись, что бланк подписан, распечатывает документ, заручается подписью получателя и подписывает РКО сам.

Ошибки и исправления при оформлении РКО не допустимы! Кассовый работник при выдаче денежных средств по расходному ордеру обязан следовать следующим правилам:

  • Убедиться, что получатель произвел пересчет полученной суммы денег в присутствии кассира и расписался на ордере;
  • Проверить РКО на наличие подписей руководителя и главного бухгалтера;
  • Проверить все приложения, поименованные в РКО;
  • Поставить свою подпись на РКО.
  • Произвести сверку данных паспорта лица, получающего наличность, с данными, указанными в ордере;

Печать на расходном кассовом ордере не ставится.

Приложенные к ордеру документы нужно погасить штампом «Оплачено» с указанием текущей даты. Оформленный РКО остается у компании и подшивается к отчету кассира (второй экземпляр листа кассовой книги). Запись о выданных деньгах вносится в кассовую книгу хозяйствующего субъекта. Выдача наличных представителю поставщика возможна только при наличии правильно оформленной доверенности.
Выдача наличных представителю поставщика возможна только при наличии правильно оформленной доверенности.

Оригинал доверенности остается у компании-покупателя и подшивается к расходному ордеру. Если доверенность рассчитана на несколько выплат, то ее оригинал должен храниться в кассе компании-покупателя.

При каждой выплате к ордерам следует подшивать заверенную копию доверенности, а при осуществлении последнего платежа приложить к РКО оригинал. Если деньги выдаются руководителю фирмы-поставщика или ИП-поставщику, доверенность не нужна.

Следует помнить, что в день получения выплаты организация-поставщик обязана сформировать кассовый чек на сумму произведенного расчета и передать его компании-покупателю (в печатном или электронном виде).

С использованием платежных или расчетно-платежных ведомостей. Зарплатные ведомости имеют определенный период действия (не более 5 рабочих дней). Деньги, подлежащие выплате сотрудникам, могут храниться в кассе до момента, пока установленный период не истечет, или до полной выплаты всей суммы по ведомости до окончания этого периода.

  • В последний день периода действия ведомости кассовый работник отмечает депонированные суммы, подписывает документ и сдает в бухгалтерию.
  • Расходный ордер ни на общую сумму по ведомости, ни на суммы, выданные работникам до истечения срока действия ведомости, не формируется.
  • В кассовой книге такие суммы также не отражаются.

В этот же день ответственный сотрудник (главбух, бухгалтер и др.) формирует РКО на фактически выплаченную персоналу сумму, указывает данные ордера на последнем листе ведомости и регистрирует РКО в кассовой книге. Если оформляется несколько ведомостей (на разные отделы организации), можно составить один РКО на общую сумму выданных денежных средств. РКО, оформленный к ведомости, требуется только для занесения в кассовую книгу выданной суммы и не является подтверждением передачи наличных денег.

Соответственно, не требуется указывать Ф.И.О. в строке «Выдать», паспортные данные, а также ставить подпись получателя. Выплата по РКО. Если в фирме мало сотрудников, то можно выдавать заработную плату, выписывая отдельный РКО на каждого человека.

В такой ситуации РКО должен содержать Ф.И.О., паспортные данные сотрудника и его подпись. Но если работник не явился в день выдачи оплаты труда, потребуется составление ведомости, так как именно ведомость с отметкой «Депонировано» подтверждает отсутствие вины работодателя за нарушение срока выплаты зарплаты.

В строке «Организация» указывается полное наименование компании согласно учредительным документам.

В ячейке «по ОКПО» вписывается код ОКПО, указанный в уведомлении Росстата.

Строка «Структурное подразделение» заполняется при наличии у организации подразделений. Затем указывается порядковый номер и дата выписки документа.

В графы «Дебет» и «Кредит» вносятся номера счетов бухучета или коды (если компания применяет кодирование). ИП эти ячейки не заполняют. Операции по выдаче наличных денег проводятся по кредиту счета 50 (также указывается субсчет в соответствии с рабочим планом счетов компании).

По дебету указывается корреспондирующий счет, отражающий цель выдачи денег из кассы, например:

  1. 51 – сдача наличных денег на расчетный счет компании;
  2. 70 – расчеты с персоналом по заработной плате;
  3. 75-2 – выданы дивиденды учредителям.
  4. 60 – оплата поставщику;
  5. 66 (67) – возврат ссуды заемщику;
  6. 73 – выплачена материальная помощь;
  7. 71 – выданы деньги под отчет;

«Код структурного подразделения» заполняется при наличии кода у подразделения, формирующего РКО. «Код аналитического учета» – заполняется при наличии такого кода. В ячейку «Сумма» заносится выданная сумма наличных денег в числовом выражении.

Поле «Код целевого назначения» заполняется, если фирма применяет систему кодирования.

В строку «Выдать» заносится Ф.И.О.

физического лица в дательном падеже. При расчетах между контрагентами следует указать наименование организации и Ф.И.О.

сотрудника, получающего деньги, при этом используется предлог «через». Например: ООО «Максим» через Петрова А.М.

по доверенности (указываются реквизиты доверенности).

  • В поле «Основание» записывается содержание операции.
  • В строке «Выдал» проставляется подпись, фамилия и инициалы кассира.
  • В следующую строку заносятся паспортные данные получателя наличных средств.
  • В строке «Приложение» перечисляются названия, номера и даты прилагаемых документов.
  • Далее ставится подпись получателя и дата получения денег.
  • Затем заполняются данные руководителя (должность, подпись, фамилия, инициалы) и главного бухгалтера (подпись, фамилия, инициалы).
  • В строку «Получил» вносится прописью сумма полученных лицом денег, копейки указываются цифрами.
  • В строке «Сумма» расшифровывается прописью сумма выданных денег, при этом копейки записываются цифрами.

При оформлении бланков ручным способом следует проставить прочерки в незаполненных ячейках.

После внесения суммы прописью необходимо прочеркнуть пустое место в строке, чтобы избежать фальсификации РКО.

За отсутствие или ненадлежащее оформление первичной документации контролеры могут оштрафовать фирму по ст. 120 НК РФ. Размер санкций может составить:

  1. 20% от суммы невыплаченного налога, но не меньше 40 000 руб. – если такие деяния привели к занижению налоговой базы.
  2. 10 000 руб. – за нарушения, совершенные в течение одного налогового периода;
  3. 30 000 руб. – более одного периода;

Если несоблюдение правил ведения кассовых операций не связано с нарушениями, указанными п.

1 ст. 15.1 КоАП РФ: то административная ответственность по таким нарушениям законодательством не предусмотрена. В противном случае размер штрафов составит:

  1. 4 000 – 5 000 руб. – для должностных лиц и ИП.
  2. 40 000 – 50 000 руб. – для юр. лиц;

Компания должна хранить первичные документы, в состав которых включается и РКО, в течение 5 лет после окончания отчетного года.

Источник: https://nalog-spravka.ru/rasxodnyj-kassovyj-order-ko-2.html Большинство хозяйствующих субъектов должны вести учет всех кассовых операций в соответствии с законодательством. Это означает, что операции по приходу и расходу денег в кассу должны соответствующим образом оформляться.

Рассмотрим подробнее документальное оформление расходных операций по кассе, которое предполагает выписку бланка расходный кассовый ордер (РКО).

Его нужно выписывать всегда, когда осуществляется выдача из кассы наличных денег у хозяйствующего субъекта . Обязательность его оформления предусмотрена нормативным документом ЦБ РФ. Освобождение от выписки этого документа получили только ИП, которые ведут учет по упрощенной схеме.

К расходным операциям, на которые составляется расходник относятся:

  1. Инкассация выручки и других наличных денег в банк;
  2. При выплате сотрудникам зарплаты деньгами из кассы, в том числе физлицам по договорам подряда;
  3. Выплата из кассы работникам сумм для финансирования хозяйственной деятельности в подотчет.
  4. В других, предусмотренных законодательством случаях.

Рассмотрим подробно образец заполнения РКО. В верхней части бланка нужно записать полное название компании, а также ее код по справочнику ОКПО. Если расходный ордер оформляется в каком-то отдельном подразделении, то его название нужно внести в графу «Структурное подразделение».

В противном случае здесь необходимо поставить прочерк.

Справа от названия находится графа, в которую нужно занести порядковый номер бланка, а затем и дату его оформления. Дату надо вписывать в формате ДД.ММ.ГГГГ. Дальше располагается таблица, в которую нужно занести информацию по бухгалтерскому учету:

  1. счет аналитического учета.
  2. код структурного подразделения (если он есть);
  3. операции — корреспондирующие счета по дебету и кредиту;

Важно!

Счет по аналитическому учету надо заносить только в том случае, если они применяются на предприятии. Далее нужно указать сумму, на которую оформляется ордер, в цифровом выражении. Последнее поле в этой таблице – «Код целевого финансирования».

Это поле также необходимо заполнить только тогда, когда такие коды используются в компании.

В графу «Выдать» вносятся полные Ф.И.О. гражданина, которому передаются денежные средства. Сюда нельзя заносить название компании.

В графу «Основание» нужно записать причину, по которой выполняется выдача денег из кассы. Сюда можно занести, например, «Выдача зарплаты», «В подотчет», «На материалы» и прочее. В графу «Сумма» записывается сумма операции прописью, оставшееся место в поле необходимо прочеркнуть.

В графу «Приложение» нужно записать сведения о документе, на основании которых выполняется выдача. Это могут быть реквизиты квитанции, заявления работника, платежной ведомости и т. д. После этого на данном документе проставляют свою подписи руководитель компании и главный бухгалтер, которые проверяют правильность его оформления, а также дают разрешение на проведение операции.

Далее получатель должен полностью без любых сокращений написать прописью сумму денег, которую ему выдают. После этого он проставляет свою подпись. В следующую графу кассир должен занести информацию о документе, который предъявил получатель — обычно им является паспорт.

После оформления всех необходимых полей, ордер также должен подписать кассир, выполнявший операцию.

При выдаче денег из кассы составляется РКО. Для этого может применяться стандартизированная форма или же разработанный на ее основе с учетом существующей специфики деятельности предприятия бланк. Выписку документа осуществляет специалист из бухгалтерии, кассир и другое должностное лицо, который в силу обязанностей должен заниматься оформлением данных документов.

Основанием для выплаты наличных денег является, в большинстве случаев, заявление сотрудников, являющихся материально ответственными лицами. В нем нужно обязательно отражать цель использования денежных средств, а также визу директора.

Заявление не нужно составлять только в случае выплаты зарплаты сотрудникам. Внимание! С 19 августа 2017 года по Указанию ЦБ РФ заявление на выдачу денег можно не оформлять, если существует приказ или иное распоряжение руководства фирмы о выплате наличных по определенным направлениям.

После первоначального составления документа, он передается в кассу, в которой кассир проверяет его правильность, наличие всех обязательных реквизитов, в том числе подписи руководителя.

Если при выписке расходника допущена ошибка, то вносить с него исправления нельзя. Необходимо заново произвести его выписку. Далее кассир фиксирует бланк в журнале регистрации.

Внимание! Перед фактической выплатой денег, кассир должен проверить личность получателя. Для этих целей он должен сверить данные указанные в РКО с предъявленным ему удостоверением личности. Кроме этого, работник кассы должен вписать в РКО основные реквизиты предъявленного документа.

После этого необходимая сумма, указанная в расходнике, вместе с ним передается получателю, который проверяет фактическое наличие денег, а после этого ставит свою визу в подтверждение получения наличности. Затем РКО возвращается кассиру, который в подтверждение выдачи также проставляет свою подпись на этом документе, а также оттиск «Оплачено».

Получателем денег может выступать доверенное лицо, в этом случае он должен предъявить еще и доверенность на право представлять интересы лица. При этом доверенность прикладывается к расходнику.

При завершении смены кассир должен представить в бухгалтерию отчет, к которому прикладывает все кассовые документы за день, в том числе и расходные. Когда по расходному ордеру выполняется выдача денег юридическому лицу (например, оплата за товар или материалы), то просто вносить его название как получателя нельзя. В графу «Выдать» нужно записать Ф.И.О.

работника фирмы-поставщика, который производит получение денежных средств. Либо, если все же необходимо указать название компании, то допускается запись следующего содержания: «ООО Фирма через Иванов А. А.». В графу «Приложение» в этом случае записывается реквизиты предъявленной доверенности.

Если расходник выписывается для сдачи наличной выручки в банк, то в графе «Выдать» нельзя записывать фразы типа «Выручка», «Сдача выручки» либо аналогичные. Здесь нужно указать Ф.И.О. ответственного работника, который производит это действие, а в графе «Приложение» – реквизиты объявления на сдачу наличности.

При выдаче работникам зарплаты можно оформить единый расходный ордер на всю сумму выплаты.

В этой ситуации в графе «Выдать» записывается – «Работникам предприятия».

В графу «Основание» записываются сведения о платежной ведомости. Поля ордера «По», «Получил» и «Подпись» нужно оставить незаполненными.

Источник: https://buhproffi.ru/kassy/rashodnyj-kassovyj-order.html Расходным кассовым ордером (РКО) называют кассовый документ, который подтверждает факт выдачи наличных денежных средств из кассы. С июня 2014 года индивидуальные предприниматели вправе не оформлять РКО, как и прочие документы кассовой дисциплины – кассовые книги и приходные кассовые ордера.

Расходный ордер оформляется в случае:

  1. сдачи средств из кассы для их последующего зачисления на расчетный счет предприятия;
  2. выдачи денег в целях оказания материальной помощи сотруднику;
  3. выдачи из касс наличности для ведения расчетов с подрядчиками, поставщиками;
  4. расчетов с сотрудниками, подотчетными лицами, учредителями и т. д.

Для оформления документа используется форма КО-2 (код по ОКУД: 0310002).

Документ составляется в одном экземпляре. На ордере проставляются подписи кассира, главного бухгалтера, руководителя предприятия, а также лица, которому передаются денежные средства из кассы.

Для выдачи денег из кассы по расходному кассовому ордеру кассир обязан запрашивать у лица, которому передаются средства, удостоверяющий его личность документ. Ордер остается в кассе и служит подтверждением того, что деньги были выданы на законных основаниях.

Для оформления документа по форме КО-2 необходимо внести сведения в следующие поля:

  1. Выдать – ФИО частного лица или название организации, которым должны быть переданы денежные средства из кассы.
  2. Код структурного подразделения, оформляющего документ (при необходимости).
  3. Получил – сумма полученных денег, дата и подпись (заполняется лицом, которому выдаются средства из кассы).
  4. Организация – правовая форма и название предприятия.
  5. Сумма – сумма поступивших в кассу денег прописью.
  6. Дата составления – дата, когда из кассы были выданы наличные средства.
  7. При заполнении ордера нельзя делать какие-либо исправления.
  8. Корреспондирующий счет, субсчет – номер счета, по которому отражается операция выдачи наличности из кассы.
  9. Выдал кассир – подпись кассира с расшифровкой.
  10. Приложение – реквизиты прилагаемой первичной документации (при наличии).
  11. Код ОКПО по уведомлению из Росстата.
  12. Наименование структурного подразделения, оформляющего документ (при необходимости).
  13. Сумма – сумма выдаваемых из кассы наличных денег (цифрами).
  14. Номер – порядковый номер ордера.
  15. Кредит – номер бухгалтерского счета, по кредиту которого отражается факт выдачи наличных средств из кассы.
  16. Код целевого назначения (при наличии).
  17. Основание – причина для выдачи наличных денег из кассы.
  18. Код аналитического учета (при наличии).
  1. Сервис КУБ помогает выставлять счета за 20 секунд и готовить другие документы без единой ошибки, за счет полной автоматизации заполнения шаблонов.
  2. Хватит тратить время на заполнение шаблонов и бланков
  3. КУБ – новый стандарт выставления и отправки счетов покупателям.
  1. Федеральный закон от 6 декабря 2011 г. N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».
  2. Указание ЦБР от 11 марта 2014 года «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства».
  3. ОК 011-93 Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД).

Источник: https://kub-24.ru/rashodnyj-kassovyj-order-rko/ Выдача денежных средств из кассы компании в обязательном порядке должна оформляться документально. Для этого используется бланк расходного кассового ордера.

Документ будет признан действительным только при правильном его заполнении. Расходный кассовый ордер (РКО) является бланком кассовой дисциплины, подтверждающий выдачу наличности из кассы.

Оформляется сотрудником бухгалтерии и заверяется представителями организации:

  1. руководителем;
  2. кассиром.
  3. главным бухгалтером;

Лицо, получившее наличность, должно также поставить свою подпись в подтверждение этого факта.

Индивидуальные предприниматели вправе не оформлять кассовые документы, поскольку с 1 июня 2014 г. в отношении данной категории применяется упрощенный кассовый порядок. Расходные кассовые операции осуществляются при заполнении унифицированной формы № КО-2.

Она утверждена Постановлением Госкомстата от 18.08.1998 г. № 88. Законодательство утвердило структуру документа и порядок его заполнения. Организации, использующие бухгалтерские программы, могут заполнять и распечатывать РКО.

Вторым вариантом является использование типографских бланков либо распечатанных шаблонов. Обязательным условием их применения является наличие всех необходимых реквизитов и соблюдение схемы их расположения в документе. Заполняется форма КО-2 в следующих случаях:

  1. при передаче сотруднику денег под отчет в связи с приобретением необходимых для нужд организации материалов, отбытием в командировку, выдачи материальной помощи (в строке «Основание» обязательно конкретизируется причина).
  2. при сдаче на банковский счет денежной выручки (в строке Основание должна присутствовать соответствующая фраза, например, «Перечисление наличных средств на расчетный счет»);

Заполнение бланка необходимо производить в тот же день осуществления фактического расхода наличных кассовых средств.

Недопустимо наличие в РКО исправлений. Составляется в одном экземпляре и хранится в кассе в подтверждение произведенной операции.

Заполнение реквизитов бланка РКО:

  1. Наименование организации заполняется полностью, также допустимы сокращения, утвержденные ее Уставом;
  2. Все кассовые ордера регистрируются в журнале (форма № КО-3), номер и дата документа соответствуют записи в нем;
  3. В графе «Дебет» кодируется:
  4. Код ОКПО – статистический код организации, если нет — прочерк;
  5. корреспондирующий счет расхода наличных из кассы;
  6. Указывается структурное подразделение, выписавшее ордер (при отсутствии подразделения, эта графа прочеркивается);
  7. структурное подразделение (если нет — прочерк);
  1. в случае применения аналитического учета его код (в ином случае – прочерк);
  2. В графе «Кредит» отражается бухгалтерский счет учета — 50 (касса);
  3. В «Основании» прописывается информация, на какие нужны эти средства были выданы;
  4. Указывается сумма расхода в рублях и копейках;
  5. В строке «Приложение» указываются сведения о первичной документации, на основании которых наличные средства были выданы из кассы компании.
  6. В строках «Сумма» и «Получил» указывается сумма прописью с заглавной буквы без отступа от начала. Недопустимо сокращение слов «рубль» и «копейка», копейки проставляются цифрами. Оставшееся свободное место строки прочеркивается;

Все подписи должны иметь расшифровки.

Получивший денежные средства прописывает полностью сумму, проставляет дату получения и заверяет подписью. Образец заполнения РКО на выплату зарплаты по ведомости: Кассир, осуществивший выдачу средств из кассы, производит ее лицу при предъявлении им удостоверения личности, его реквизиты вносятся в строку РКО. После заполнения ордер проверяется кассиром на правильность заполнения и затем гасится штампом с надписью «Оплачено» (при его отсутствии допустимо использовать штамп с наименованием организации) и даты.

Погашенный бланк хранится в кассе, а в журнале № КО-4 делается запись о выданных средствах.

Расходный кассовый ордер также используется при выдаче заработной платы наличными из кассы.

  • Если зарплата выдается без оформления платежной ведомости, то расходный ордер составляется по каждому отдельно.
  • При составлении платежной ведомости в конце последнего дня ее срока кассир отмечает возврат средств и передает в бухгалтерию. После проверки бухгалтер заверяет ведомость и в тот же день составить РКО на всю фактически выданную по ней сумму. Дата ордера должна соответствовать дате последнего дня выдачи заработной платы (закрытия ведомости). На последней странице платежной ведомости бухгалтер ставит дату и номер РКО.

Расходный кассовый ордер должен быть зарегистрирован кассиром в кассовой книге.

Источник: https://ip-shnik.ru/formy-dokumentov/zapolnenie-rashodnogo-kassovogo-ordera-obrazec-2019-goda/ Кассовая дисциплина обязывает использовать различные документы, подтверждающие какие-либо действия с наличными.

Их выдача обязательно должна сопровождаться официальным документом − расходным кассовым ордером. Что это такое расходный кассовый ордер?РКО − это документ, позволяющий вести учет средств.

Именно по нему касса любой компании осуществляет выдачу денег на различные нужды. Кроме этого, такой документ позволяет учитывать выданные средства. Оформляется документ на специальном бланке.

Когда кассир выдает деньги, бланк заполняется, ему присваивается индивидуальный номер. Кроме этого, правила учета обязывают кассира зарегистрировать данный бланк в соответствии с требованиями. Многие ошибочно полагают, что касса любого предприятия это какое-то помещение, где хранятся деньги.

Однако это не совсем так. Такой комнаты вообще может не быть.

Кассой называются различные операции, связанные с ведением бухгалтерии компании. Как правило, все они направлены на учет денежных средств.

Правильно оформленный расходник подтверждает, что человек действительно получил наличные. Сюда относятся выдача заработной платы, средства на хозяйственные нужды и др.

Федеральный закон РФ обязывает кассу любого предприятия проводить расчетные операции с оформлением РКО. За содержанием и достоверностью расходного документа следит главный бухгалтер предприятия и его подчиненные, которые ведут учет денежной наличности.

Иметь представление о расходнике также должен директор компании и все лица, чьи подписи ставятся на бланке. Информация, указанная в документе, должна заноситься в регистрационный журнал. Если этого не было сделано, документ неправильно оформлен или вовсе отсутствует, предусматриваются штрафные санкции.

Допущение таких ошибок в один налоговый период, может караться штрафом в размере 10 тыс.р. И это только при отсутствии допущения более грубых налоговых правонарушений. Злостным нарушением считается полное отсутствие РКО.

Здесь предполагается более серьезное наказание.

Хранить правильно оформленный расходник нужно на протяжении пяти лет. Для правильного оформления расходника используется форма КО-2. Этот документ используется во многих ситуациях:

  1. при переводе средств на банковский счет. Его номер обязательно указывается в расходнике;
  2. когда деньги получает работник, который будет использовать их в интересах компании, например, приобретать товар, оплачивать услуги и др.
  3. когда сотрудник берет подотчетную сумму. Здесь указывается не только сумма, но и срок, по истечению которого получатель должен за нее отчитаться;
  4. при получении мат.помощи, на командировку, в других целях;

После оформления РКО документ подписывается директором фирмы и кассиром.

К расходнику могут прилагаться дополнительные документы, например, заявление на выдачу средств. Стоит отметить, если заявление подписано руководителем организации, его подпись на расходнике не является обязательной. Заполняя форму, необходимо позаботиться о том, чтобы здесь не было допущено ошибок.

Также недопустимы и исправления. Если это и произошло, бланк считается недействительным и подлежит уничтожению. Оформляя РКО, обязательно нужно указать определенные данные:

  1. подпись получателя;
  2. название компании;
  3. ФИО лица, получающего деньги;
  4. дата оформления расходника;
  5. получатель повторно должен прописать сумму своей рукой;
  6. подписи кассира предприятия или других уполномоченных лиц.
  7. порядковый номер;
  8. данные документов, с помощью которых кассир убедился, что дает деньги тому человеку;
  9. сумма, выдаваемая кассиром;
  10. код налогоплательщика, который присвоен организации;

Бумажный носитель − это не единственный вариант оформления расходника.

Для этого разрешается использовать и более современные средства для быстрой обработки данных и заполнения бланков. Если в этих целях был использован персональный компьютер, после оформления ордер распечатывается на принтере. Оформляется данный документ именно в тот день, когда были выданы наличные средства.

  1. В «Приложение» нужно вписать данные первичных документов, по которым из кассы выдаются наличные.
  2. Далее указывается, кому именно выдаются деньги;
  3. В строку «Организация» вписывается название компании;
  4. Заполняя графу «Дебет», нужно проставить соответствующие коды. В некоторых организациях они просто отсутствуют. Тогда нужно поставить прочерки;
  5. Пункт «Основание» используется для того, чтобы указать, куда именно направляются деньги, к примеру, командировочные расходы, материальная помощь и др.;
  6. «Код целевого назначения» является подтверждением того, для каких целей касса выдает наличные. Если компания его не применяет, здесь достаточно поставить прочерк;
  7. Ниже вы увидите строку «Структурное подразделение». Она используется для указания подразделения, выдающего документ. Во многих компаниях данное подразделение отсутствует, поэтому они ставят прочерк в этой строке;
  8. Сумму, которую сотрудник получает на руки, нужно прописать цифрами в соответствующей строке;
  9. Обязательно нужно проставить номер документа и дату его составления. Эта информация должна быть такой же, какая занесена в регистрационный журнал;
  10. В графу «Кредит» заносится номер бухгалтерского счета;
  11. Ниже строка «Сумма». Она предназначена для указания суммы прописью. Она указывается с заглавной буквы с начала строки. Слово «рублей» сокращать нельзя, его нужно написать целиком. Если имеются копейки, они прописываются при помощи цифр. Если копейки отсутствуют, ставится прочерк;

После заполнения документа, он подписывается ответственными лицами.

Причем подписи должны иметь обязательную расшифровку.

Далее ордер заполняется получателем наличных. Здесь он указывает, какую сумму ему выдает касса, устанавливает дату. Получение денег сотрудник подтверждает своей подписью.

После этого в обязанности кассира входит тщательная проверка заполненного бланка. Он должен убедиться, что в расходнике правильно указаны дата составления, сумма и место выдачи.

Также проверяются данные о получателе и наличие его подписи. Если заполнение не вызвало у кассира никаких нареканий, он проставляет на документе штамп «Оплачено». После выполнения всех вышеперечисленных действий расходник считается оформленным.

Получателю денег не зачем иметь ордер на руках. Документ необходимо оставить в кассе на хранение.

Здесь он должен находиться не менее пяти лет, как и многие другие кассовые документы.

Операция Проводка Дебет Кредит Сдача наличных денег в банк через инкассаторов 57 50.01 51 57 Выплата ЗП из кассы (по платежной ведомости или РКО) 70 50.01 Выдача в подотчет сотруднику по его заявлению на хозяйственные нужды организации 71 50.01 Выплата дивидендов учредителям компании 75 50.01 Оплата контрагентам за поставку товаров, материалов, выполнение работ или оказание услуг, выплата алиментов 60, 76 50.01 Выданы денежные средства из кассы структурным подразделениям организации 79.2 50.01 Источник: https://InfoBlank.com/rashodnyj-kassovyj-order-blank-skachat-word/ В строке «Организация» указывается правовая форма (ООО, ЗАО и т.д.) и наименование организации (например, ООО «Компания»). В строке «Код по ОКПО» необходимо указать код по ОКПО в соответствии с полученным уведомлением из Росстата. Если код не был присвоен, поставьте прочерк.

Далее указывается наименование структурного подразделения организации, оформляющего РКО (если в организации нет структурных подразделений, поставьте прочерк). В поле «Номер документа» указывается порядковый номер РКО (нумерация приходных и расходных кассовых документов в течение года должна быть непрерывной, а с начала следующего года начинаться заново).

В поле «Дата составления» указывается дата выдачи денег из кассы в формате ДД.ММ.ГГГГ (например, 05.03.2019). РКО должен быть оформлен в день выдачи денег из кассы, поэтому дата выдачи денег и день формирования ордера совпадают.

Блок «Дебет» В графе «Код структурного подразделения» указывается код подразделения организации, оформляющего РКО (если в организации нет структурных подразделений, поставьте прочерк).

В графе «Корреспондирующий счет, субсчет» указывается номер счета, по дебету которого отражается выдача денег из кассы в соответствии с планом счетов бухучета:

  1. 75-2 – расчеты с учредителями по выплате доходов.
  2. 60 – расчеты с поставщиками и подрядчиками;
  3. 73 – расчеты с работниками по прочим операциям;
  4. 71 – расчеты с подотчётными лицами;
  5. 51 – сдача денег в банк для зачисления на расчетный счет;
  6. 70 – расчеты с работниками по оплате труда;

Графа «Код аналитического учета» заполняется только при наличии соответствующих кодов. В графе «Кредит» указывается номер бухгалтерского счета, по кредиту которого отражается выдача денег из кассы (как правило, это счет 50.1 – «касса»).

В графе «Сумма» указывается цифрами сумма денежных средств, выдаваемая из кассы.

Графа «Код целевого назначения» заполняется, если организация использует в своей деятельности соответствующую систему кодирования. В этом случае указывается код назначения использования выбывших средств. В строке «Выдать» указывается ФИО физического лица (в дательном падеже, например Иванову Ивану Ивановичу) или наименование организации, которому(ой) необходимо выдать денежные средства.

В строке «Основание» необходимо указать основание для выдачи денег из кассы, например: «Выдача материальной помощи» или «Сдача денег в банк» и т.д.

В строке «Сумма» прописью указывается сумма денег, выдаваемая из кассы. При этом рубли пишутся с заглавной буквы, а копейки цифрами. В незаполненных полях необходимо поставить прочерк.

В строке «Приложение» отражаются прилагаемые первичные документы с указанием их номеров и дат, на основании которых выдаются деньги из кассы (доверенности, квитанции, приказы, заявления и т.д.).

Далее заполняются данные руководителя организации (должность, подпись и расшифровка подписи) и главного бухгалтера (подпись и расшифровка подписи). Примечание: руководителю необязательно расписываться на РКО, если он сделает разрешительную надпись на прилагаемых документах к расходному кассовому ордеру. Строку «Получил» заполняет лицо, которому выдаются деньги из кассы.

В ней он указывает получаемую денежную сумму (при этом рубли ему необходимо писать прописью с заглавной буквы, а копейки – цифрами). Далее ставится его подпись и дата получения денег.

При выдаче денег по РКО кассир должен проверить документ, удостоверяющий личность получателя (паспорт или иной документ). Кассир указывает наименование, номер, дату и место выдачи этого документа в соответствующей строке РКО. Строка «Выдал кассир» заполняется кассиром только после выдачи денег по РКО.

В ней он ставит свою подпись с расшифровкой (фамилия и инициалы).

Полностью заполненный ордер остается в кассе предприятия (а не выдается на руки получателю денег) и служит подтверждением того, что денежные средства были выданы на законных основаниях. Обратите внимание, в расходном кассовом ордере запрещено делать исправления.

Источник: https://www.malyi-biznes.ru/kassovaya-disciplina/rko/ Оценка статьи:

(нет голосов)

Загрузка. Поделиться с друзьями:

Приходный кассовый ордер

Важное 29.04.2016 — это документ первичной учетной документации кассовых операций, по которому производится прием наличных денежных средств в кассу организации. Поскольку приходный кассовый ордер является первичным документом бухгалтерского учета, следовательно, он должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни (ч.

3 ст. 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»), то есть по факту поступления наличных денежных средств в кассу организации, индивидуального предпринимателя.

Таким образом, выписывать приходный кассовый ордер необходимо в момент сдачи наличных денежных средств в кассу хозяйствующего субъекта. заполняется, когда поступают наличные денежные средства в кассу организации следующих случаях:

  1. возврат заимствованных средств;
  2. получение денег с расчетного счета;
  3. оприходование поступившей выручки. При продаже товаров (работ, услуг) за наличные, когда покупателю выдается чек ККТ или БСО, по итогам рабочей смены на всю сумму наличной выручки составляется только один ПКО;
  4. возврат неиспользованных подотчетных денег;
  5. средства, вносимые в .

Для приходного кассового ордера установлена специальная форма (форма N КО-1), которая утверждена Постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г.

N 88

«Об утверждении унифицированных форм учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации»

. В соответствии с формой N КО-1 приходный кассовый ордер имеет две части: непосредственно сам приходный ордер и квитанцию к приходному кассовому ордеру.

Квитанция к приходному кассовому ордеру выдается лицу, сдавшему наличные деньги в кассу организации. Квитанция к приходному кассовому ордеру должна быть заверена печатью организации, подписана так же, как сам приходный ордер, и кроме того квитанция к приходному кассовому ордеру подписывается кассиром, приходующим деньги.

При этом сам приходный кассовый ордер должен остаться в кассе.

оформляется:

  1. руководителем (при отсутствии главного бухгалтера и бухгалтера).
  2. главным бухгалтером;
  3. бухгалтером или другим работником (в том числе кассиром), определенным руководителем по согласованию с главным бухгалтером (при наличии) путем издания распорядительного документа организации, индивидуального предпринимателя (далее — бухгалтер);

При этом приходный кассовый ордер подписывает или бухгалтер, а при их отсутствии — руководитель, кассир. В случае ведения кассовых операций и оформления кассовых документов руководителем кассовые документы подписываются руководителем. может оформляться на бумажном носителе или с применением технических средств, предназначенных для обработки информации, включая персональный компьютер и программное обеспечение.

Если приходный кассовый ордер оформляется с применением технических средств, то его необходимо распечатать на бумажном носителе.

Исправлений в приходном кассовом ордере не допускается. Бланк приходного кассового ордера выписывается в одном экземпляре работником бухгалтерии, подписывается главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным. При этом квитанция к приходному кассовому ордеру подписывается главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным, и кассиром, заверяется печатью (штампом) кассира.

Заполняется бланк приходного кассового ордера следующим образом: В строке «Организация» указывается полное наименование организации и ее код ОКПО, присвоенный отделом статистики.

Следующая строка заполняется только в том случае, если денежные средства поступают из структурного подразделения данной организации (например, выручка из торговой точки), иначе там ставится прочерк.

ПКО нумеруются, как правило, начиная с 1 января текущего года — порядковый номер ставится в графе «Номер документа».

В связи с тем, что первичные документы должны заполняться в день проведения операции, в графе «Дата составления» указывается текущее число.

В графах «Дебет» и «Кредит» заносятся номера соответствующих счетов и кодов, если организация применяет кодирование: Так в графу «Дебет» заносится номер счета, по дебету которого приходуются денежные средства. Предприятия, выдавшие ордер, в этой графе ставят счёт Здесь же может быть указан номер субсчета в соответствии с рабочим планом счетов организации. В графе «Кредит, корреспондирующий счет, субсчет» указывается номер счета и, если необходимо, субсчета, по кредиту которого отражается поступление денежных средств в кассу организации.

Это могут быть такие счета, как 90.1 «Выручка от продаж», 51 «Расчётные счета», 62 «Расчёты с покупателя ми и заказчиками», 71 «Расчёты с подотчётными лицами», 73 «Расчёты с персоналом по прочим операциям», 75 «Расчёты с учредителями». В графу «Сумма» цифрами вносится сумма средств, приходуемая в кассу.

В графе «Код целевого назначения» ставится прочерк, если в организации не принята система кодирования. В строке «Принято от» пишется ФИО работника организации, либо при расчетах между организациями — наименование организации и ФИО сотрудника через которого переданы средства. При этом вносится слово «через», например «Принято от «Наименование организации» через «ФИО сотрудника через которого переданы средства»».

В поле «Основание» необходимо занести содержание операции, например «розничная выручка» или «оплата по договору». В строке «Сумма» правила требуют указать всю сумму поступающих средств прописью с начала строки с заглавной буквы (копейки указываются цифрами).

Если после написания суммы в рублях в строке осталось свободное место, то его прочеркивают.

Здесь следует обратить внимание на такую особенность.

Если в графе «Сумма» полученная сумма была указана с копейками, то и в этой строке сумма также указывается с копейками.

Если же сумма была указана без копеек, то и в строке про копейки не упоминается.

В строке «В том числе» указывается сумма НДС, которая записывается цифрами, или делается запись «без налога (НДС)». Прилагаемые документы с указанием их номеров и дат заполнения располагаются в поле «Приложение». Сами эти документы непосредственно после получения денег погашаются штампом «Получено» с указанием текущей даты.

Квитанция к приходному кассовому ордеру должна содержать все те же сведения, что и сам ордер. В отрывной квитанции, прилагающейся к приходному кассовому ордеру, заполняется такая информация:

  1. Принято от
  2. Основание
  3. Наименование организации
  4. Сумма
  5. Главный бухгалтер (подпись)
  6. В том числе
  7. Номер и дата составления документа
  8. Кассир (подпись)

После этого кассир принимает деньги и после их получения ставит свою подпись, фамилию и инициалы на приходном ордере и квитанции.

На квитанции кассир указывает также дату приема денег и заверяет свою подпись печатью.

Печать на квитанцию ставится так, чтобы краешек заходил на сам приходный ордер После того как деньги поступают в кассу, кассир отрывает квитанцию к ПКО по линии отреза и выдает ее на руки лицу, сдавшему деньги, а сам кассовый ордер оставляет в кассе. При этом делается запись о принятых деньгах в кассовой книге (форма N КО-4). Перед тем как приходный кассовый ордер попадет в кассу, он должен быть зарегистрирован в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма № КО-3).

Журнал регистрации кассовых документов КО-3 — предназначен для регистрации кассовых документов в ходе ведения кассовых операций и применяется для регистрации бухгалтерией приходных и расходных кассовых ордеров.

Форма № КО-3 состоит из обложки и вкладного листа, по образцу которого происходит оформление, заполнение и печать всех страниц журнала.

Вкладной лист разделен на две части: одна предназначена для регистрации приходных кассовых документов (графа 1-4), другая — для расходных (графы 5-8).

Отсутствие или ненадлежащее оформление первичных кассовых документов, к которым, в частности, и относится приходный кассовый ордер, может повлечь для налогоплательщика штрафные санкции в соответствии со ст. 120 Налогового кодекса Российской Федерации.

Так согласно этой статье грубое нарушение правил учета доходов и (или) расходов и (или) объектов налогообложения, если эти деяния совершены в течение одного налогового периода, при отсутствии признаков налогового правонарушения, влечет взыскание штрафа в размере десяти тысяч рублей. При этом под грубым нарушением правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения понимается отсутствие первичных документов, в том числе первичных кассовых документов. Также отсутствие первичных кассовых документов у организации-покупателя может стать основанием в отказе налогового органа признать указанные расходы организации в целях налогообложения прибыли или единого налога в соответствии с упрощенной системой налогообложения ( — доходы, уменьшенные на величину произведенных расходов).

Сроки хранения приходных кассовых ордеров составляют, как и для всех первичных документов, пять лет после отчетного года.

Последние новости по теме статьи

Важно знать!
  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов.
  • Знание базовых основ желательно, но не гарантирует решение именно вашей проблемы.

Поэтому, для вас работают бесплатные эксперты-консультанты!

Расскажите о вашей проблеме, и мы поможем ее решить! Задайте вопрос прямо сейчас!

  • Анонимно
  • Профессионально

7 thoughts on “В каком случае выписывают расходный ордер

  1. Единственное, что можно написать, так просить суд удовлетворить сумму судебных расходов в разумных пределах. ГПК РФ, предусматривает взыскание судебных расходов на адвоката, поэтому, что требования будут частично удовлетворены, вне всякого сомнения.

  2. В суде будет очень трудно защищать самого себя без адвоката. Лучше обратитесь к хорошему адвокату, например [ссылка заблокирована по решению администрации проекта]

  3. Здраствуйте Лада Тихомирова. Не советую идти одним без адвоката плохая идея я бы рекомендовал посетить юридическую компанию Москве они вам помогут решит возникший конфликт номер консультанта по возникшим вопросам +7(499) 703-14-18 хорошего дня и с наступающим новым годом

Comments are closed.

Задайте вопрос нашему юристу!

Расскажите о вашей проблеме и мы поможем ее решить!

+