Бесплатная горячая линия

8 800 301 63 12
Главная - Другое - Как правильно составить письмо о предоставлении документов

Как правильно составить письмо о предоставлении документов

Как правильно составить письмо о предоставлении документов

Письмо – запрос. Готовые примеры и бланки

» В России, чтобы получить нужную информацию, заинтересованная сторона составляет официальный запрос. Повод для составления запроса различен.

Это получение информации о акциях и скидках, текущих цен на товар, получение документов, прайс-листов, каких – либо сведений. Сотрудник, оформляя официальное письмо – запрос в другую организацию, должен придерживаться определенных правил. Запрос оформляется на имя директора, его заместителя или иного должностного лица, занимающего руководящую должность письменно на бумаге формата А4.

Если в компании есть свой фирменный бланк, то используют его, где уже заранее прописаны реквизиты (наименование организации, ИНН, КПП, ОГРН, юридический адрес и контакты).

В России анонимные запросы не принимаются и на них не обращают внимания.

В письме должно быть понятно от кого пришел запрос и как можно связаться и отправить ответ.

При написании основной части документа нужно четко и кратко выложить намерение в получении нужной информации. При возможности ссылаются на законы РФ, которые гарантируют ответ. Здесь представлены примеры и бланки самых часто используемых запросов: — — — — — — Пишется официально с указанием всех необходимых реквизитов, обычно используют фирменный бланк.

Схема написания текста документа: 1.

Разъяснение мотива. 2. При необходимости указывают закон РФ, регламентирующий просьбу.

3. Суть обращения и что требуется от получателя данного обращения.

4. Указание данных запрашиваемого информацию: ФИО, подпись, печать. 5. Регистрация исходящего документа.

Важно отметить, что не стоит писать такой тип запроса в порядке ультиматума.

Это может негативно сказаться на репутации организации, от которой направлено письмо. Наиболее часто используется в бухгалтерии и в других структурных отделах организации.

Запрашиваются возврат вторых экземпляров ранее отправленных счет-фактур, иных документов, которые утрачены в следствие определенных причин и т.д. Схема написания текста документа не сильно отличается от предыдущего запроса: 1. «Шапка» документа (отображаются реквизиты сторон).

2. Регистрация в качестве исходящего документа. Обычно под номером регистрации кратко прописывают тему обращения.

3. Обращение к руководителю (Уважаемый(ая) ….) 4. Суть просьбы и пожелание сотрудничества.

5. Завершение письма-запроса (ФИО, подпись, при необходимости печать).

Наиболее часто письма – запросы в налоговую службу направляются бухгалтерией предприятий и организаций для предоставления пояснений по положениям НК РФ, информации и документов. Банки предоставляют лишь малую часть данных о их клиентах. Полная и детальная информация на запрос предоставляется только на основании судебного решения.

Однако физлица, а так же компании нередко осуществляют запросы о банковских продуктах. Акт сверки необходим для подтверждения наличия или отсутствия задолженности. Запрос формируется и отправляется на имя руководителя.

Такие письма направляет, например, кадровая служба, которой необходимо выснить – действительно ли принимаемый на серьезную должность сотрудник трудился в предыдущей компании. Письмо – запрос является элементом деловой переписки между организациями или физлицом и компанией. Доставить документ можно тремя способами: 1.

Самостоятельно, зафиксировав получение у секретаря или иного должностного лица, осуществляемого прием информации. Обычно формируют два образца документа, где один из них остается на руках с отметкой о получении.

Это дает гарантии, что запрос «не потеряется». 2. Воспользоваться услугами почты, отправив . 3. Отправить по электронной почте и продублировать обычным письмом. Деловая переписка по законам РФ никак не регламентируется. Будет ли отправлен ответ на запрос или нет, зависит от того, насколько получатель следует правилам деловой этики.

Будет ли отправлен ответ на запрос или нет, зависит от того, насколько получатель следует правилам деловой этики. Ответить за запрос хороший тон для солидной компании. Так же следует ожидать, что ответ на запрос вы получите, но он будет отрицательным.

Таким образом, стоит отметить, что все письма-запросы составляются в соответствии с основными требованиями, предъявляемым к деловой переписке: краткость и точность излагаемой мысли, отсутствие двойственных фраз.

Кроме того, письма оформляются на фирменном бланке компании (при его наличии).

( 1 оценка, среднее 5 из 5 ) Понравилась статья? Поделиться с друзьями: Как правильно написать письмо – обращение в различные органы? Это дисциплина, которую следует хорошо Такой документ как рекомендательное письмо работнику широко распространен в мировой практике.

В нашей же Каждая организация время от времени получает различные предложения, резюме, просьбы и т.д. По статистике, Многие работодатели сталкиваются с тем, что в штате у них числятся сотрудники, в отношении

  1. (1 062)
  2. (685)
  3. (1 990)
  4. (4 899)
  5. (2 355)
  6. (1 386)
  7. (596)
  8. (1 268)
  9. (766)
  10. (1 038)

ВалютыСтавкаИзменение %

USD73,24+0,11%

EUR85,96+0,04%

GBP95,67–0,06% Курсы валют в на 13.08.2021

Запрос на предоставление информации: образец

› На чтение5 мин.

Просмотров1689 Обновлено 18.12.2019 Письмо-запрос представляет собой определённый вид делового письма. Здесь одна сторона желает получить от второго участника конкретную информацию. Запрос может в следующих случаях:

  1. Для получения прайса компании на товары/услуги.
  2. Для получения подробной информации о товарах или услугах.
  3. Для получения справки о сроках доставки или оплаты.
  4. Для получения документов, справок.
  5. Для уточнения скидок и акций.
  6. Другие сведения.

Рассмотрим основные примеры таких писем:

  • Запрос в банковское учреждение.
  • Запрос документа для сверки.
  • Запрос о предоставлении необходимых документов, справочных листов.
  • Запрос для уточнения полученной информации.
  • Запрос в налоговую службу.

Мнение экспертаКостенко Тамара ПавловнаАдвокат с 10-летним стажем.

Автор множества статей, преподаватель ПраваТакие послания необходимы при общении с деловыми партнёрами.

Они могут послужить отличной основой для начала плодотворного сотрудничества или, наоборот, сильно воздействовать на него, если компания-партнёр медленно реагирует на просьбы или неэффективно работает. Такое письмо сильно схоже с письмом-просьбой.

Но имеет отличие в том, что оно носит более официальный характер и имеет отношение непосредственно к самой деятельности компании.

  1. Как всё-таки обжаловать решение, если вам поступил отказ в предоставлении сведений?
  2. В каких случаях вам могут отказать в предоставлении информации?
  3. Как грамотно и с соблюдением всех этических норм составить письмо-запрос?

Такого рода послания нужно составлять с соблюдением этики и делового стиля. Не нужно отклоняться от официального изложения, иначе вас могут не так понять.

Особенно это касается писем, адресованных в государственные учреждения. Письмо-запрос можно писать в произвольной форме, но оно должно содержать в себе следующие пункты:Статьи по теме (кликните, чтобы посмотреть)

  1. В самом начале послания следует указать название организации, в которую вы его отправляете. Здесь можно написать фамилию, имя и отчество конкретного сотрудника, либо название отдела, например, юридический отдел. В нём также важно указать контактные данные компании-отправителя: название, отдел, номер телефона и электронную почту.
  2. В самом послании нужно сформулировать конкретные вопросы, без «воды». Избегайте общих фраз, составляйте запрос в чёткой форме, чтобы сотрудник признал его двусмысленным. Иначе вы потратите своё время на постоянные уточнения деталей.

Если у вас несколько вопросов в письме, то разбивайте их по пунктам, не мешайте их в общем тексте. Общаться можно устно, письменным путём или по электронной почте.

Самым удобным и распространённым является третий вариант. При письменном общении оформляйте запрос заказным письмом. Скачать бланк письма-запроса можно Скачать образец письма-запроса можно Все запросы о предоставлении информации регулируются федеральным законом номер 8 от 9 февраля 2009. Письменный запрос подлежит обязательной регистрации в течение трёх лет, а устный — за одни сутки.
Письменный запрос подлежит обязательной регистрации в течение трёх лет, а устный — за одни сутки. Если лицо после получения запроса понимает, что не может предоставить информацию (некомпетентен), то нужно в течение семи дней предоставить обоснованный ответ.

Мнение экспертаКостенко Тамара ПавловнаАдвокат с 10-летним стажем. Автор множества статей, преподаватель ПраваОтвет на полученное послание нужно отправить в течение месяца с момента его регистрации. Если вдруг нужно больше времени, то об этом необходимо уведомить получателя.

В каких случаях могут отказать?

  • Вы уже получали ответ.
  • Если информация уже есть в открытом доступе.
  • В письме просят оценить результат работы государственного органа или сделать аналитический расклад.
  • Такая информация предоставляется ограниченному кругу лиц.

Такие послания создаются от лица компании уполномоченным сотрудником.

Он должен являться специалистом именно в той сфере, в которую составлен запрос. Перед отправкой его желательно согласовать с директором, это поможет избежать недоразумений.

Запрос может быть составлен любому сотруднику организации.

Здесь желательно указать такое обращение, как «Уважаемый или Уважаемая». А также письмо можно обратить в отдел, например, технический. Как уже говорилось ранее, такое послание должно носить официальный характер.

Список правил, которые нужно соблюдать при написании запроса:

  1. Если вам нужно получить ответ в конкретную дату, то укажите это в своём письме.
  2. Указать название компании-получателя.
  3. К посланию можно приложить ссылки на законодательную базу, обосновывающую ваш запрос.
  4. В послании должны быть указаны фамилия, имя и отчество отправителя и его контактные данные (номер телефона, почта).
  5. Сформулировать суть вопроса.
  • На бланке компании.
  • Вручную.

Первым вариантом пользуются крайне редко, да и ждать ответа придётся долго, так как его нужно отправлять по почте России. Второй вариант — самый распространённый и удобный. Почти все сейчас пользуются электронной почтой, и отправить запрос можно всего лишь в один клик.

Законом не предусмотрены конкретные сроки предоставления ответа.

По правилам этики, на любой запрос должно поступить ответное письмо. Обращение состоит из:

  1. Пояснения к написанию такого текста.
  2. Инициалов отправителя, даты.
  3. Смысла обращения.
  4. Приложения ссылок на законы, если нужно.
  5. Номера исходящего письма.
  6. Сути вопроса.

Скачать образец письма на запрос информации можно Структура письма:

  1. Дата и исходящий номер.
  2. Вежливое обращение.
  3. Смысл просьбы.
  4. Сведения отправителя.
  5. Подпись и печать.
  6. Персональное обращение.
  7. Наименование послания.

Скачать такой пример письма можно В обращении необходимо указать:

  1. Наименование компании.
  2. Штамп организации.
  3. Фамилия и инициалы директора, подпись.
  4. ИНН.
  5. Адрес.

Образец такого письма представлен Укажите такие данные:

  1. Сведения об отправителе.
  2. Ссылки на законодательные акты.
  3. Суть проблемы.

Образец такого текста можно скачать Такое послание нужно для проверки наличия задолженности у компании или переплаты по счетам. Оформлять его нужно на официальном бланке компании на имя её руководителя.

Такое письмо вы можете скачать Здесь также указываются реквизиты отправителя и причина, по которой вам должны подтвердить ту или иную информацию.

Не забудьте указать свои контакты для оперативного получения ответа на запрашиваемые сведения. Скачать образец можно Рейтинг автораАвтор статьиАдвокат с 10-летним стажем. Автор множества статей, преподаватель ПраваНаписано статей64

Отличная статья 0 Помогла статья?

Оцените её

(No Ratings Yet)

Загрузка. fms 21ру © 2018–2021 – Юридическая помощь онлайн Задать вопрос эксперту Спасибо!

В ближайшее время мы опубликуем информацию.

Adblock detector

Как правильно написать сопроводительное письмо к документам

Петрова Наталья Юрьевна Автор PPT.RU 15 января 2021 Сопроводительное письмо — это формой делового этикета. Помимо простого реестра передаваемых документов оно содержит рекомендации по обращению с ними.

Кроме того, по регистрационным данным можно определить сроки исполнения и факт отправки.

Образец, как написать сопроводительное письмо к документам — смотрите в статье.

Единой унифицированной формы письма не существует.

Требования к оформлению организационно-распорядительной документации описаны в ГОСТ Р 6.30-2003. Требования указанного стандарта являются рекомендуемыми.

? Начнем с основных правил:

  1. на фирменном бланке;
  2. с указанием даты и регистрационного номера.

Рассмотрим подробнее образец сопроводительного письма о направлении документов, на какие основные разделы можно разбить текст и какую информацию в них отразить.

Раздел письма Краткое описание Пример Вступление Краткое содержание О направлении ответа на претензию Заголовок Тема, определяющая его цель Сопроводительное письмо передаваемых документов Обращение Конкретное обращение к руководителю, желательно адресное, с указанием имени и отчества Уважаемый Иван Иванович! Цель послания Краткая формулировка В ответ на Вашу претензию прилагаю подтверждения того, что заявленные требования выполнены в сроки, указанные в Договоре поставки. Основная часть Изложение сути с подведением итогов и выражением надежды, благодарности и пр.

По полученной от Вас информации имели место факты нарушения пунктов 2.3 и 3.6 Договора.

В свою очередь сообщаю, что комплектующие были переданы в положенный срок, что подтверждается Товарной накладной, и работы были выполнены своевременно, что подтверждается датой приема работ по Заказ-наряду. Требования, которые выставлены в претензии № 2, направленной в наш адрес 14.07.2017, считаю выполненными в полном объеме.

Прошу Вас в установленный законодательством срок рассмотреть и направить в наш адрес информацию о своем решении. Выражаю Вам свою благодарность за то, что Вы воспользовались услугами нашей компании, и надеюсь на дальнейшее сотрудничество. Заключение Перечень приложений.

Вежливая подпись Приложения:

  • Товарная накладная, количество листов.
  • Фото установленного баннера, количество листов.
  • Заказ-наряд, количество листов.
  • Договор поставки, количество листов.

Руководитель, Сидорова Мария Ивановна.

ФИО и контакты исполнителя. Пример сопроводительного письма к документам Подобные обращения сотрудникам предприятия приходится не только направлять контрагентам, но и получать от них.

Делопроизводителям предприятий есть смысл разработать Бланк входящего сопроводительного письма к документам. Потребуется он в том случае, если контрагент предоставит пакет без пояснений. Такое зачастую происходит при сотрудничестве с физическими лицами, но и для юридических лиц данный случай не исключение.
Такое зачастую происходит при сотрудничестве с физическими лицами, но и для юридических лиц данный случай не исключение.

Для оптимизации документооборота контрагент сможет заполнить предложенную форму, в которой укажет всю необходимую информацию. Материалы по теме Образец сопроводительного письма о передаче документов.

Бланк, разработанный для заполнения контрагентом: Текст обращения выдерживается в деловом стиле.

Несмотря на то что послание не является самостоятельной формой, допускать фамильярности при составлении не стоит.

Сопроводительное письмо к документам не должнодавать оценку Материалы по теме происходящему, быть эмоциональным и содержать фразы, которые так или иначе могут обидеть получателя. Пример фраз, которые нельзя использовать, и варианты их замены: Пример недопустимой формулировки Следует писать «Надеемся на скорую встречу» «Надеемся на дальнейшее сотрудничество» «Приветствуем самого нашего любимого клиента» «Уважаемый Иван Иванович!» «В ответ на Ваше вопиюще необоснованное требование» «В ответ на требование от 20.07.2017 №321Н» «Считаем сделанную Вами оценку крайне безграмотной» «Направляем подтверждение сроков и качества» «Специалисты Вашей компании плохо разобрались в вопросе» «Прошу ознакомиться с приложениями и предоставить ответ в установленные законодательством сроки» Подписать обращение может руководитель направления, менеджер, главный бухгалтер, руководитель организации.

В данном случае следует соблюдать этику общения. Если текст содержит обращение к руководителю компании, то и подписать его должен равный по должности руководитель. Следует также помнить, что выполнение поручений руководитель делегирует исполнителям.

Поэтому при подписании директором следует указать контакты исполнителя, чтобы получателю не пришлось тратить время на розыск ответственного лица.

Печать в данном случае не является обязательной.

При получении адресат присвоит документу входящий номер и дату, которые делопроизводитель впишет вручную или при помощи штемпеля.

По данному реквизиту легко можно будет отследить этапы прохождения и уточнить, на какой инстанции рассмотрения обращение находится в тот или иной момент. Дорогие читатели, если вы увидели ошибку или опечатку, помогите нам ее исправить!

Для этого выделите ошибку и нажмите одновременно клавиши «Ctrl» и «Enter». Мы узнаем о неточности и исправим её.

БУХГАЛТЕРУ: ЛЕНТА КАДРОВИКУ: СТАТЬИ Подписывайтесь на наш канал в Telegram Мы расскажем о последних новостях и публикациях.

Читайте нас, где угодно. Будьте всегда в курсе главного!

Подписывайтесь на наш канал в Яндекс Дзен Узнавайте важные новости вовремя! Сделано в Санкт-Петербурге © 1997 — 2021 PPT.RU Полное или частичное копирование материалов запрещено, при согласованном копировании ссылка на ресурс обязательна Ваши персональные данные обрабатываются на сайте в целях его функционирования . Если вы не согласны, пожалуйста, покиньте сайт.

Ошибка на сайте Удаление аватара Вы уверены, что хотите удалить используемое изображение и заменить его аватаром по умолчанию?

Выход Вы уверены, что хотите выйти?

Сопроводительное письмо к документам

8682 В деловой переписке компании и предприятия нередко используют сопроводительное письмо к документам.

Его прикладывают к пакету бумаг, отправляемых в государственные органы или партнерам.

Какие функции выполняет документ и как правильно его составить, рассмотрим в публикации. ФАЙЛЫ Организация в ходе своей деятельности контактирует с большим количеством партнеров и ведомств. Указанные письма обычно отправляют:

  1. к коммерческому предложению;
  2. к декларациям в ФНС, ФСС;
  3. к акту сверки расчетов по налогам, сборам, штрафам и т.д. в ФНС, ПФР, ФСС;
  4. к отчетам и исполнительной документации контрагентам и в различные ведомства и т.д.
  5. к договору на подпись контрагентам;

Таким образом, письмом можно сопроводить любую важную документацию.

Составляя такое письмо, ответственный сотрудник компании присваивает ему исходящий номер по правилам делопроизводства и регистрирует его в журнале исходящей корреспонденции.

Получившая сторона присваивает ему входящий номер. Благодаря нумерации можно отследить судьбу каждого письма.

Это одна из важных функций такой корреспонденции. Кроме того, сопроводительное письмо должно содержать опись документации, к которой оно прилагается. Таким образом, всегда можно подтвердить, что весь пакет документов был отправлен, а в случае потери уже будет виновата получившая его сторона. Также в тексте письма в некоторых ситуациях можно указать сроки для ответа и обратной отправки пакета бумаг, например, в случае их подписания.

Также в тексте письма в некоторых ситуациях можно указать сроки для ответа и обратной отправки пакета бумаг, например, в случае их подписания. Составлением таких документов занимается делопроизводитель или секретарь.

При отсутствии такого специалиста в компании эти обязанности выполняет сотрудник, ответственный за отправку документов. Это может быть бухгалтер, если бумаги отправляются в ФНС или ПФР, или менеджеры по продажам, если получатель — потенциальный контрагент.

При подписании письма нужно помнить об этике делового общения. Если письмо обращено к руководителю организации, то и подписывать его должен руководитель, поскольку равный обращается к равному. Для выполнения поручений или для связи в конце письма указывают контакты ответственного сотрудника, к которому получатель и будет обращаться за консультацией или по другим вопросам.

Например, указывают контакты бухгалтера, менеджеров, консультантов и т.д. Структура письма стандартная. Документ должен иметь шапку и основную часть.

В шапке необходимо указать адресата:

  1. адрес компании или ведомства.
  2. должность получателя и его ФИО;
  3. наименование компании или ведомства;

Далее должны следовать исходящий номер письма и дата его отправки. Затем — наименование документа: «Сопроводительное письмо». После этого начинается основная часть.

Она должна содержать обращение, причину отправки документов, сроки возврата и т.д.

Далее указывают перечень отправляемых документов, расписывается отправитель и размещают контактные данные. Письмо можно начать с обращения, если его отправляют партнерам, например: «Уважаемый, Сергей Сергеевич!». Если письмо предназначено для госорганов или вышестоящей инстанции, то обращение не используют.

Начинают текст с фраз: «Представляем Вам», «Сообщаем Вам», «Направляем Вам». Далее кратко указывают, какие бумаги сопровождает письмо: «Представляем Вам уточненную декларацию по НДС», «Направляем Вам акт приема-передачи выполненных работ по договору подряда» и т.д. Отмечают также цель: «для согласования», «для подписания» и т.д.

После этого нужно проинструктировать получателя о сроках возврата и о том, что нужно сделать. Это может выглядеть так:

  1. «Просим подписать и возвратить документ в течение 10 рабочих дней»;
  2. «Просим информировать установленным порядком»;
  3. «Просим согласовать и возвратить с комментариями».

По правилам делового этикета отвечать на корреспонденцию принято в течение 30 рабочих дней. Если срок не установлен какими-либо договорами, то не нужно писать о нем, тем более в категоричной форме, например, «Ответьте как можно скорее».

Это недопустимо и с точки зрения этикета. Ускорить срок можно, если общаются организации, равные по статусу. Для этого нужно указать причину, например:

«Просим подписать акт в 10-дневный срок для отправления его в Трудинспекцию до 14 марта»

.

Указывать перечень приложений нужно следующим образом:

  1. отмечают, сколько листов содержит каждый документ.
  2. название документа нужно писать полное;
  3. отмечают количество экземпляров документа;

Каждую позицию нужно пронумеровать, а после списка нужно указать, сколько всего документов и каково количество листов в целом.

  • Отправлять документы с сопроводительным письмом можно по почте, передать лично или курьером. Также по договоренности и при использовании системы электронного документооборота бумаги передают через названный сервис или по электронной почте. При передаче пакета документов лично нужно иметь второй экземпляр сопроводительного письма. На нем сотрудник, принимающий бумаги, должен поставить отметку, что документация им принята. Это будет доказательством передачи пакета бумаг.
  • Составляют письмо в свободной форме, однако нужно придерживаться стандартных формулировок, стараться избегать двусмысленности. Надо использовать официально-деловой стиль общения, не употреблять разговорные слова и выражения. Допускать орфографические и другие ошибки тоже не рекомендуется.
  • Сопроводительное письмо оформляется на официальном бланке компании. На нем должны быть указаны название организации-отправителя, ее реквизиты, юридический адрес, контакты.
  • Ставить печать на сопроводительном письме не обязательно. Исключением будут те случаи, когда получатель может потребовать поставить ее.

Общество с ограниченной ответственностью «Запад» Юр.

адрес: 610000, г. Киров, ул. Пушкинская, д.

97, тел. 89000000000 ИНН 5612233446, КПП 123456789, ОГРН 1122334455667 Генеральному директору ООО «Север» Алексееву Петру Петровичу 610000, г. Киров, ул. Партизанская, д. 5А тел. 89012345678 Исх. №112 12.12.2019 г.

Сопроводительное письмо Уважаемый Петр Петрович! Предоставляем Вам документы по договору поставки оборудования №341 от 03.12.2019 г.

в 2 экземплярах. Просим ознакомиться, подписать и вернуть 1 экземпляр по указанному выше адресу в течение 10 рабочих дней с момента получения данного письма. Приложения:

  • Счет-фактура №53 от 11.12.2019 в 1 экз. на 1 л.
  • Отчет об оказании услуг №23 от 11.12.2019 в 1 экз. на 6 л.
  • Акт приема-передачи оборудования №41 от 11.12.2019 в 2 экз. на 2 л.

Итого: 4 экз.

на 9 л. С уважением, генеральный директор ООО «Запад» Санников Тимур Тимурович

Составляем письмо-запрос: образцы и принципы оформления

Оглавление:

  • Образец письма-запроса о разъяснении
  • Как писать?
  • Структура письма
  • Образец письма-запроса о предоставлении документов
  • Образец письма-запроса о предоставлении информации

Письмо-запрос – это разновидность делового письма. Запрос отправляют партнёрам, контрагентам, государственным органам… Иногда без него можно и обойтись (например, устно попросив коллегу-предпринимателя сообщить какие-то сведения), но в целом пренебрегать такими посланиями не стоит.

Хотя бы ради соблюдения установленного порядка.Что можно запрашивать?

  1. Документы или предметы (бумаги для заключения договора, образцы товара и т. д.).
  2. Информацию (о характеристиках товара и его наличии, о способах доставки и сроках поставки, о причинах задержки отправления и т. д.).

Словом, если вы чего-то не знаете или не вполне понимаете, если вам нужны документы или прайс-листы – отправляйте письмо-запрос.Структура письмаПишутся такие послания по той же схеме, что и другие деловые письма:

  1. благожелательное изъявление надежды на сотрудничество;
  2. благодарность;
  3. заголовок, отражающий суть вопроса;
  4. обращение к получателю (как правило – по имени и отчеству, если только вы не пишете в официальные инстанции);
  5. должность, ФИО и подпись отправителя.
  6. суть вопроса;
  7. сперва указываются реквизиты получателя и отправителя;
  8. затем – дата составления и исходящий номер документа;

Поскольку письмо-запрос – официальный документ, писать его следует на фирменном бланке. Образец письма-запроса можно скачать здесь.Как писать?Начинать запрос лучше с краткого объяснения причин обращения. Просто потребовать сведения без указания причин (да ещё и в ультимативной форме, как делают некоторые) – дурной тон.

Напишите буквально одну вводную фразу, например:

  1. «для заключения договора».
  2. «на основании наших предварительных договорённостей»;
  3. «в соответствии с заключенным договором»;
  4. «в целях предотвращения возможных спорных вопросов»;

Если понадобится, можно ссылаться на акты законодательства.

Например, если закон требует, чтобы перед заключением договора вы ознакомились с какими-либо бумагами, в письме можно написать:

«В соответствии со статьей Федерального закона от 24.07.2012 № 397-ФЗ…»

. Переходить к сути без предварительных объяснений вы можете только в тех случаях, когда причина запроса очевидна (например, если вы пишете по образцу письмо-запрос коммерческого предложения). А вот если повод для обращения нестандартный, следует описать ситуацию и изложить ваши мотивы подробно, чтобы у получателя не осталось вопросов.В содержательной части нужно сформулировать (по возможности – лаконично) одно конкретное требование.

Нежелательно в одном и том же послании просить и разъяснений по нескольким тематикам. Впрочем, это опционально – если вы будете составлять письмо по каждому маленькому вопросу (которых штук 5-10 в общей сложности), это приведёт только к излишнему формализму. Адресат тоже не очень обрадуется, подвергнувшись такой «бумажной» бомбардировке.

Начинают содержательную часть со стандартных вводных конструкций:

  1. «просим сообщить о…»;
  2. «просим выслать…».
  3. «будем крайне признательны, если Вы…»;

Письмо-запрос всегда требует письма-ответа.

Если вопрос срочный и не терпит отлагательств – тактично упомяните, что хотели бы получить ответ как можно быстрее. С этой целью можно использовать следующие фразы:

  1. «настоятельно просим ответить в пятидневный срок»;
  2. «прошу прислать документы при первой возможности по электронной почте».
  3. «просим ответить по возможности скорее»;
  4. «с нетерпением ждём Вашего письма»;
  5. «просим дать ответ в двухнедельный срок»;

В большинстве случаев послание-запрос получается очень коротким.

Не нужно растекаться мыслью по древу и высказывать свои соображения по теме и не по теме.Ниже представлены примеры самых распространённых запросов.Образец письма-запроса о предоставлении документов«Уважаемый Владимир Александрович!Для заключения договора между ООО «Артемида» и АО «Шварценшпигель» прошу предоставить следующий перечень документов:

  1. свидетельство о государственной регистрации фирмы (полученное в ИФНС в установленном законом порядке);
  2. устав организации;
  3. свидетельства ОГРН и ИНН;
  4. приказ о назначении на должность генерального директора.

Прошу отправить как оригиналы документов (почтой России либо курьерской службой), так и их копии (электронной почтой на письма-запроса о предоставлении информации«Уважаемый Пётр Владимирович!Прошу Вас проинформировать меня о возможности поставки корабельных двигателей Е-100 (код по каталогу СРК-1738-8476) в количестве 10 штук в срок до 10 декабря 2015 года, а также сообщить об условиях доставки и платежа.

Заранее благодарю за быстрый ответ!».Образец письма-запроса о разъяснении«Уважаемый Александр Петрович!В целях предотвращения возможных спорных моментов прошу Вас максимально подробно описать процедуру доставки макак-резусов с территории Северного Вьетнама. Какие транспортные средства используются на каждом этапе, есть ли опасность для жизни и здоровья особей, на какой максимальный срок я должен рассчитывать?

С нетерпением жду Вашего ответа».Составляйте письмо по приведённым образцам и не забывайте о вежливости и деловой этике. В запросе не должно быть угрожающих фраз, ультиматумов и обещаний отправиться с жалобой в официальные инстанции, если не будет ответа. Максимально корректно излагайте свою просьбу, даже если получатель явно не хочет её исполнять.

Максимально корректно излагайте свою просьбу, даже если получатель явно не хочет её исполнять. А если ответ так и не придёт (либо если вам отправят официальный отказ в предоставлении данных), придётся прибегать к более серьёзным мерам – например, к написанию письма-предупреждения.

Поделиться материалом: Комментарии

Письмо-запрос

41507 – особая форма делового послания, которое составляется в тех случаях, когда одна заинтересованная сторона желает получить от второй стороны какую-либо информацию. Составляться запрос может по самым разным поводам, с целью получения:

  1. документов,
  2. скидках и акциях,
  3. сведений о товарах и услугах,
  4. сроках поставки или оплаты и другой информации.
  5. прайс-листов,

Примеры писем-запросов: — — — — — — Письма-запросы могут являться началом долгого плодотворного сотрудничества, а также, в случае уже налаженных деловых связей хорошим методом воздействия на партнеров при их слишком медленной или недостаточно эффективной работе. ФАЙЛЫ несколько похож на , но их основное различие в том, что запрос имеет более официальный и строгий характер и может касаться только тех аспектов, которые имеют прямое отношение к функциональной деятельности фирмы.

Письмо должно быть написано от лица организации, при этом автором послания может выступать любой сотрудник компании, являющийся специалистом именно в той области, по которой направляется запрос. Главное условие: он обязан действовать исключительно в интересах работодателя.

Если письмо составляется не самим руководителем, а кем-либо из подчиненных, его необходимо согласовать с вышестоящим начальством (во избежание дальнейших споров, конфликтов и недоразумений). Письма с пометкой «лично в руки» составляются, как правило, непосредственно директором организации на имя руководителя адресата аналогичного уровня.

В этом случае они не должны вскрываться никем кроме самого получателя. может быть адресован какому-то конкретному человеку, например директору компании-партнера, менеджеру какого-либо подразделения, специалисту в какой-либо отрасли и т.д. В этом случае при обращении нужно использовать эпитет «Уважаемый» и имя-отчество сотрудника.

Такая форма обращения значительно повышает шансы на то, что запрос будет рассмотрен в ближайшее время и также оперативно на него будет составлен ответ (причем от имени человека, которому адресовалось послание). Запрос может быть предназначен и для группы лиц без точного указания работника (например, «в юридический отдел», «в отдел бухгалтерии» и т.п.).

В этом случае ответ на запрос может быть составлен от лица любого сотрудника подразделения, в которое пришло письмо. Как любой другой вид деловых писем, данный запрос не имеет унифицированной формы и составляться может в абсолютно произвольном виде. Однако при этом не стоит забывать о том, что письмо-запрос относится к официальной деловой корреспонденции, поэтому для его оформления требуется соблюдать некоторые нормы и правила в части корпоративной этики и делопроизводства.

  • Первым делом в нем следует указать адресата, т.е. наименование компании-отправителя (с адресом и номером телефона для связи), а также название компании-получателя. Тут же при необходимости нужно вписать конкретного сотрудника (его должность и ФИО).
  • Письмо обязательно должно быть подписано с указанием должности и ФИО составителя, а также проштамповано (при условии, что организация использует штампы и печати для удостоверения документации).
  • При необходимости в текст можно вставлять ссылки на законы, нормативные и правовые акты, имеющие отношение к сути письма. Кроме того, к запросу могут быть приложены какие-либо дополнительные документы, обосновывающие его, при этом сведения о них необходимо также включить в основную часть послания.
  • Если запрос требует получения ответа в какой-то определенный период или к точной дате, это следует вежливо, но твердо обозначить в тексте послания.
  • Затем следует основная часть, которая касается самого запроса. Здесь в уважительной, корректной форме следует высказать суть просьбы и указать причину запроса («в связи с получением», «исходя из результатов», «для решения вопроса», на основании переговоров» и т.п.).

Письмо можно написать как на обычном листе А 4 формата, так и на фирменном бланке организации (фирменный бланк предпочтительнее, поскольку в этом случае не нужно вручную набивать реквизиты отправителя, да и само послание выглядит солиднее).

Оформить его можно в двух видах:

  • Первый способ — рукописный. Он не очень удобный и устаревший, к тому же подобные письма наиболее целесообразно отправлять через обычную Почту России, что существенно замедляет процесс.
  • Второй способ — напечатать письмо. Он более быстрый и современный, позволяющий мгновенно доставить послание до второй стороны через электронную почту или другие средства связи.

Составляется письмо в единственном экземпляре и визируется в журнале исходящей информации, для чего ему при составлении присваивается номер (в соответствии с внутренним документооборотом фирмы), а также в обязательном порядке указывается дата. подразумевает то, что на него должен быть ответ. Правила хорошего тона и деловой этики требуют от получателя отвечать на подобного рода послания строго по сути запроса, однако это не гарантирует того, что данная норма будет выполнена, поскольку закон никоим образом не регламентирует деловую переписку.

Как и другая исходящая документация, пишется на официальном бланке или же с обязательным указанием всех реквизитов отправителя.

Текст формируется по такой схеме:

  1. регистрация в качестве исходящей документации.
  2. ссылка на нормативную базу (если есть необходимость);
  3. конкретная просьба (что требуется от получателя запроса);
  4. разъяснение мотива письменного обращения;
  5. стандартные реквизиты окончания делового документа (дата, подпись с расшифровкой, при необходимости – печать);
  6. суть обращения;

ООО «Преодоление» Россия, г.

Владивосток, ул. Адмирала Фокина, 46 Тел. (423) 777-38-90, факс (3423) 777-38-91 Генеральному директору ООО «Настурция» А.Р.

Леонтовичу 25.10.2016 года, исх. № 78 Об ассортименте и ценах на расходные материалы Уважаемая Анна Ростиславовна!

Благодарим Вас за коммерческое предложение от Вашей фирмы, полученное нами 20 мая 2016 года (входящий № 78) . Мы заинтересованы в приобретении расходных материалов, предоставляемых ООО «Настурция», в связи с чем нам необходима более подробная информация о ценах и ассортименте. Просим выслать подробный прайс-лист на продукцию.

Надеемся на плодотворное сотрудничество.

С уважением, генеральный директор ООО «Преодоление» /Холодов/ Б.В. Холодов Официальный документ требует указания реквизитов или отправления на фирменном бланке.

Структура письма, запрашивающего документы, немногим отличается от других писем-запросов:

  1. «шапка» (реквизиты отправителя, должность и ФИО получателя);
  2. завершение документа (подпись, печать).
  3. дата, исходящий номер;
  4. название запроса, отражающее характер просьбы;
  5. вежливая фраза про сотрудничество и благодарность;
  6. личное обращение (кроме запросов в госорганы);
  7. суть просьбы;

ООО «Персефона» г. Солнечногорск Московской области, ул.Почтовая, 19 Тел. (49626) 722-34-18, факс (49626) 722-34-20 ИНН 2192847361, КПП 50010007 Директору АКБ «Финресурс» А.П.

Реутову 10.02.2016 года, исх.

№ 12 Запрос на предоставление копий документов Уважаемый Анатолий Петрович! Для восстановления безнадежно испорченной вследствие затопления офиса документации просим Вас в ближайшее время направить нам копии находящихся у Вас расчетных документов о поступлениях и списаниях финансовых средств, а также банковских выписок по счету ООО «Персефона» за 2016 год.

Напоминаем номер расчетного счета нашей организации: 40195637000057395001. Главный бухгалтер ООО «Персефона» /Клубниченко/ Р.В.

Клубниченко Составляется бухгалтером, если ему необходима трактовка какого-либо положения Налогового Кодекса РФ или определенна информация, которой владеют налоговые органы. Письменное обращение предусматривает обязательное изложение сведений об отправителе – организации или физлице.

Для конкретного человека это будет ФИО и полный адрес, а для юрлица нужно указать:

  1. адрес;
  2. ФИО и подпись руководителя;
  3. печать (если применяется организацией).
  4. ИНН;
  5. название;

Желательно использование фирменного бланка. ООО «Затура» г. Москва, 123678, ул.

Свободы, 51, оф. 16 Тел. (495) 222-67-10, факс (495) 222-67-11 ИНН 6173849076 В инспекцию Федеральной налоговой службы РФ №1 по г. Москве Исх. № 157 от 4 мая 2017 года Запрос о счетах должника По причине того, что по исполнительному листу АС № 000143567 от 03.05.2017 ООО «Затура» признается взыскателем, согласно ч. 8 и 9 ст. 69 ФЗ № 229 от 02 октября 2007 года «об исполнительном производстве» просим предоставить информацию о должнике, указанном в данном исполнительном листе.

Требуются следующие данные:

  1. наименование и адреса банков и других кредитных организаций, где должник открыл расчетные счета;
  2. номера расчетных счетов, открытых должником.

К запросу прилагается копия исполнительного листа АС № 000143567.

Генеральный директор ООО «Затура» /Овчаренко/ Л.И.Овчаренко Письма в банк помогают в решении многих спорных вопросов и прояснении необходимой информации.

Обязательные к соблюдению формальности:

  1. по Интернету запрос в банк стоит отправлять только при наличии электронной подписи, в других ситуациях предпочтительнее бумажный вариант с собственноручной визой.
  2. по возможности, ссылки на документальные или законодательные подтверждения своих слов;
  3. ясное изложение проблемы;
  4. правильное указание реквизитов автора письма;

В АКБ «Мосбанк» 123790 г. Москва, ул. Высокая, 78 от Линчевского Дмитрия Яковлевича, проживающего по адресу: 123908, г.Москва, ул.Октябрьская, д.

90, кв. 213, тел. 222-66-88 e-mail: О реструктуризации задолженности 12.03.15 г.

между мною, Д.Я.Линчевским, и АКБ «Мосбанк» был заключен Договор по кредиту №5609/13 от 12.03.15 г. на следующих условиях: сумма кредита: 500 000 руб., на срок 2 года (дата окончательного возвращения кредита 12.03.2017 года), процентная ставка 17%, целевое использование – покупка автомобиля.

Согласно пункту 5.6 Договора возможно изменение размера ставки по процентам или срока выплаты кредита как по соглашению сторон, так и в одностороннем внесудебном порядке.

С 10.05.2016 года произошло ухудшение моего финансового состояния.

Это связано с моим серьезным заболеванием, что подтверждается листком временной нетрудоспособности № АО 1507285. В течение действия данного Договора я своевременно осуществлял выплату Банку по всем обязательствам, включая сумму кредита, процентов и комиссии. На дату сегодняшнего обращения просроченной задолженности у меня нет.

Принимая во внимание вышеизложенное, прошу реструктуризировать мою задолженность по данномуДоговору: понизить процентную ставку до 15 % годовых или продлить сумму долга на срок 1 год.

О результатах рассмотрения заявления прошу оповестить меня в письменном виде и по электронной почте по адресам, указанным выше. 15.01.2017 г. /Линчевский/ Д.

Я. Линчевский Такой запрос направляется, чтобы определить, имеется ли задолженность или переплата по определенным платежам. Направляется на имя руководителя соответствующей организации, составляется на фирменном бланке в общем порядке делопроизводства.

ООО «Млечный путь» 116890, г.

Москва, ул. Забелина, 18, офис 2 ИНН 098543905 Тел. (495) 733-78-18, факс (495) 733-78-19 Начальнику Департамента Росприроднадзора по Восточному федеральному округу Станкевичу Артему Викторовичу 13.05.2017 г., исх. № 156/59 Запрос на предоставление акта сверки Прошу предоставить акт сверки расчетов платы за негативное воздействие на окружающую среду.

К запросу прилагаются следующие документы (см. перечень). Генеральный директор ООО «Млечный путь» /Константинов/ О.К.Константинов В таком запросе обязательно должны быть подробные сведения о заявителе с обоснованием его права на подтверждение необходимой информации.

Запрос следует формулировать корректно и недвусмысленно. Обязательно указывать адрес для предоставления ответа (почтовый и/или электронный). ОАО «Инвест-профи» 167890, г.

Москва, ул. Заводская, 89, оф.1 ИНН 4536573895 Тел. (495) 700-54-13, факс (495) 700-54-12 В ООО «Иринарх» 167030, г.

Москва, пер. Лялин, 14 15.05.2017 г., исх.

Последние новости по теме статьи

Важно знать!
  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов.
  • Знание базовых основ желательно, но не гарантирует решение именно вашей проблемы.

Поэтому, для вас работают бесплатные эксперты-консультанты!

Расскажите о вашей проблеме, и мы поможем ее решить! Задайте вопрос прямо сейчас!

  • Анонимно
  • Профессионально

2 thoughts on “Как правильно составить письмо о предоставлении документов

  1. Что именно Вы имеете в виду? Если процедуру Гос. закупок по 94-ФЗ, то достаточно разместить извещение на сайте.. . никакого письма не нужно. Но судя по вопросу — Вы вряд ли являетесь Гос. заказчиком. Тогда про какую заявку Вы говорите? Кому и куда письмо хотите писать?

Comments are closed.

Задайте вопрос нашему юристу!

Расскажите о вашей проблеме и мы поможем ее решить!

+